Návrhy, faktúry a doklady

V Skave sa obchodné dokumenty vytvárajú priamo v čate staveniska. Zoznam položiek práce sa stane návrhom, návrh sa stane potvrdením objednávky a to sa stane faktúrou. Každý dokument je karta v čate, ktorú vidia všetci zapojení, a PDF, keď ho potrebujete.

Reťaz dokumentov

Skava pozná tri typy dokumentov, ktoré na sebe naväzujú. Ďalší krok je vždy v menu predchádzajúceho dokumentu:

1. Návrh: cena, ktorú poskytnete zákazníkovi. Vytvorí sa zo zoznamu položiek práce alebo priamo v formulári dokumentu.
2. Potvrdenie objednávky: prijatá zákazka. Vytvorí sa z ponuky prostredníctvom funkcie Previesť na potvrdenie objednávky. Len od tohto bodu existuje hodnota pokroku pre jednotlivé položky a možnosť priradiť práce vašej tímu alebo partnerským firmám.
3. Faktúra: vytvorí sa z potvrdenia objednávky prostredníctvom funkcie Vytvoriť faktúru. Len faktúra čerpá číslo dokumentu z nastavení fakturácie firmy.

Odoslaný dokument sa nikdy nemení. Prevod, nová verzia alebo stiahnutie vždy vytvoria novú kartu; predchodca zostáva v histórii. Tým zostáva jasné, čo zákazník videl a kedy.

Zapísanie ponuky

V mobilnej aplikácii ťuknite na plus v čate a následne na dlaždicu Ponuka. V webovej aplikácii otvorte Nastavenia chatu cez hlavičku chatu a prejdite na Koncepty ponúk, alebo vyberte Ponuku z ponuky plus v kompozítore. V oboch prípadoch sa otvorí formulár dokumentu.

Formulár pozostáva z položiek a hlavičky:

• Pridať položku: názov, popis, množstvo, jednotka a cena. Skava okamžite vypočíta celkovú sumu položky.
• Pridať nadpis: riadok bez množstva a ceny, napríklad „Demoličné práce“. Pomocou Odsadenia sa z neho stane prehľad s číslami ako 1, 1.1 a 1.2.
• Zoradenie: položky presúvate ťahaním za úchyt. Nadpis si so sebou berie podriadené položky. V telefóne ťahnutím doľava riadok vymažete, pásik „Vrátiť“ ho obnoví.
• Sadzba DPH: platí jednorazovo pre celý dokument, napríklad 19 % alebo 7 %.
• Pridať príjemcu: firma alebo meno, ulica, PSČ a mesto. Príjemca sa potom zobrazí v hlavičke a v PDF.

Zadávanie množstiev: Jednotkové menu ponúka m², hodiny, kusy alebo paušál. Tlačidlo vedľa poľa pre množstvo otvorí meranie: dĺžka, šírka a počet na riadok, odpočty ako záporný počet, napríklad -1 pre dvere. Použiť ako množstvo vloží súčet do poľa pre množstvo. Neskôr sa meranie zobrazuje zbalené pod položkou v dokumente.

Typy položiek: Okrem bežnej položky existujú Alternatíva (odkaz na základnú verziu), Voliaca s celkom alebo bez neho a Priplatky ako percento alebo pevná suma na referenčnú položku. Pri prevode na potvrdenie objednávky vyberiete jednu verziu v každej skupine; nevybraná sa odstráni.

Platobné podmienky a obdobie plnenia sú voliteľné. Návrhy ako „14 dní netto“, „2 % zľava“ alebo „Hneď“ šetria písanie; v webovej aplikácii formulár prevezme predvolené platobné podmienky firmy projektu. Obdobie plnenia sa v dokumente zobrazuje ako Od a Do.

Koncepty

Každý chat má presne jeden koncept ponuky. Opustenie formulára ho automaticky uloží, či už pomocou tlačidla, spätného gesta alebo klávesy Esc. Koncept sa v chate zobrazuje ako dlaždica označená ako Koncept; jej dotykom sa formulár otvorí znova. Len akcia Odoslať z neho vytvorí dokument a dlaždica konceptu zmizne.

• Koncept bez položky sa zahodí. Mobilná aplikácia sa najprv pýta: „Zatiaľ nič na uloženie“.
• Zmeny v zozname služieb zamrznú starý stav: zostane sivý v histórii, aktuálny zoznam zobrazuje nové ceny.
• Akčný panel zoznamu služieb ponúka Vytvoriť dokument, Upraviť položky a Poslať ďalej do iného chatu.

Vytvoriť dokument prenesie položky do formulára dokumentu. Zoznam zostane v čate a dá sa stále upravovať, napríklad keď sa na stavbe zvyšujú množstvá.

V webovej aplikácii zaškrtnete jednotlivé položky pre cenovú ponuku v oblasti Návrhy ponúk. Pri čiastočnom výbere sa tlačidlo na zatvorenie zobrazuje ako „Zahodiť zmeny a zatvoriť“; zdrojový návrh zostane nedotknutý.

Z cenovej ponuky na potvrdenie objednávky

Otvorte menu ponuky (mobil: dlhý dotyk, webová aplikácia: pravý klik na hlavičku dokumentu) a vyberte Previesť na potvrdenie objednávky. Formulár sa otvorí so všetkými položkami a zostane editovateľný: upravte množstvá, pridajte platobné podmienky, odsuňte nadpisy. Ak formulár opustíte, konvertovaný koncept sa udrží, kým nepošlete.

Potvrdenie objednávky sa zobrazí ako samostatná karta; ponuka zostáva nad ňou. Novinka:

• Progress bar pre každú položku. Dotknutím sa čísla prepnete medzi percentami a „hotovo / celkom“ v jednotke položky.
• Pridelenie: pridajte položky faktúry vlastnej zamestnancov, kontaktom alebo iným firmám. Postup je popísaný v časti Práca s inými firmami.
• Vytvoriť faktúru ako ďalší krok v reťazci.

V mobilnej aplikácii môžete v formulári priamo nastaviť typ dokumentu na potvrdenie objednávky, napríklad keď zákazník súhlasil ústne a nebol potrebný žiadny cenový odhad.

Faktúry a platby

V menu potvrdenia objednávky vyberte Vytvoriť faktúru. Predtým, sa otvorí formulár, Skava sa opýta na adresáta; stačí uviesť firmu alebo meno. Následne môžete zadať podmienky platby a odoslať. Uzavretú koncept faktúry môžete neskôr znovu otvoriť z plus menu bez toho, aby sa vás Skava opäť pýtala na adresáta.

• Číslo faktúry: predpona a ďalšie číslo pochádzajú z nastavení faktúrovanie firmy.
• Označiť ako zaplatené pridá na kartu označenie „Zaplatené“. Táto akcia funguje len raz; potom sa z menu odstráni. Akcie Vytvoriť faktúru a Označiť ako zaplatené sú určené pre administrátorov firmy.
• Požiadať o platbu (mobilná aplikácia, dlaždice Platba v plus menu): zadajte sumu a účel, hotovo. Karta zobrazí bankové údaje firmy a, ak sú uložené, tlačidlo Platiť cez PayPal. Ak v údajoch firmy chýba IBAN, Skava na to upozorní. Požiadavka o platbu je správa, nie dokument.

Práca s dokumentom

Menu dokumentu otvorte dlhým podrжанím na telefóne alebo pravým kliknutím na hlavičku dokumentu v webovej aplikácii. Pod menu uvidíte poznámku „Tieto akcie sú viditeľné len pre vás a vedenie firmy“: akcie dokumentu sa zobrazujú len osobe, ktorá dokument vytvorila, alebo administrátorovi firmy.

• Kopírovať umiestni text dokumentu do schránky.
• Vytvoriť PDF otvorí náhľad. V webovej aplikácii pripojíte PDF k karte pomocou Pripojiť k dokumentu alebo ho stiahnete. V telefóne ho z náhľadu zdieľate alebo vytlačíte.
• Komentár umiestni náhľad dokumentu nad vstupné pole. Váš text odíde ako bežná správa s odkazom „Re ponuka, 6 105,18 EUR:“; ťuknutím naň sa vrátiš na kartu. V telefóne to isté urobíš posunutím hlavičky dokumentu doprava.
• Poslať ďalej vytvorí kópiu ponuky ako samostatnú kartu dokumentu v inom čate tej istej firmy, napríklad z tvojich súkromných poznámok do chatu zákazníka. Pôvodný dokument zostane nezmenený.
• Nová verzia ponuky: Odoslaná ponuka zostane na mieste; tvoje zmeny sa do toho istého chatu pridajú ako nová ponuka. Prijímateľ, platobné podmienky a obdobie plnenia sa prenesú.
• Stiahnuť: do piatich minút od vytvorenia, pokiaľ dokument nie je zaplatený ani konvertovaný. Karta zostane viditeľná ako „Stiahnutá“; v menu zostane len PDF.

Písmeno, katalóg a adresár dokumentov

Administrátor firmy upravuje v webovej aplikácii písmo s logom a adresou v dokumentovom manažmente firmy. Zmena sa vzťahuje na celú firmu a teda na všetky PDF. V telefóne udržiavate rovnaké údaje v detailoch firmy.

Katalóg položiek (webová aplikácia, administrátori firmy) prijíma súbory CSV, ZIP a DATANORM. Položky je možné vyhľadať podľa názvu, čísla položky alebo EAN a priradiť im obrázky produktov. Asistent používa katalóg pri vytváraní odhadu z chatu.

Všetky dokumenty firmy sú zhromaždené na jednom mieste: v Prehľade zobrazujú dlaždice Ponuky, Potvrdenia objednávok a Faktúry najnovšie dokumenty a Zobraziť všetko otvorí adresár s filtrom podľa projektu. Na detailnej stránke firmy sa rovnaké zoznamy nachádzajú pod „Moje ponuky“, „Moje potvrdenia objednávok“ a „Moje faktúry“.

Webová aplikácia a mobilná aplikácia

Webapp Mobile

Webová aplikácia je miestom pre hlavičku, katalóg položiek a pripojenie PDF k dokumentom. Položky faktúry presúvate myšou a menu dokumentu otvoríte pravým kliknutím.

Časté otázky