Сметы, счета и документы

В Skava деловые документы создаются прямо в чате объекта. Список работ превращается в смету, смета в подтверждение заказа, а то, в свою очередь, в счет. Каждый документ представляет собой карточку в чате, доступную всем участникам, а при необходимости вы получаете PDF.

Цепочка документов

Skava знает три типа документов, которые строятся друг на друге. Следующий шаг всегда находится в меню предыдущего документа:

1. Смета: цена, которую вы предоставляете клиенту. Создается из списка работ или непосредственно в форме документа.
2. Подтверждение заказа: принятая работа. Создается из коммерческого предложения через Преобразовать в подтверждение заказа. Только с этого момента появляется процент выполнения по каждой позиции, а также возможность назначать задачи своей бригаде или партнерским компаниям.
3. Счет: создается из подтверждения заказа через Создать счет. Только счет получает номер документа из настроек счетов компании.

Отправленный документ никогда не изменяется. При преобразовании, создании новой версии или отмене всегда формируется новая карточка, а предыдущая остается в истории. Так остается понятным, что именно и когда видел клиент.

Создание коммерческого предложения

В мобильном приложении нажмите плюс в чате, затем выберите плитку Смета. В веб-версии откройте Настройки чата через заголовок чата и перейдите в раздел Черновики смет, либо выберите пункт Смета в меню плюса в поле ввода. В любом случае откроется форма документа.

Форма состоит из позиций и шапки:

• Добавить позицию: название, описание, количество, единица измерения и цена. Skava сразу рассчитывает сумму по позиции.
• Добавить заголовок: строка без количества и цены, например «Демонтажные работы». С помощью Отступа это превращается в оглавление с нумерацией, например 1, 1.1 и 1.2.
• Сортировка: перетаскивайте позиции за маркер. Заголовок перемещает вместе с собой вложенные позиции. На телефоне свайп влево удаляет строку, а полоса «Отменить» возвращает её.
• Ставка налога: применяется один раз ко всему документу, например 19 % или 7 %.
• Добавить получателя: компания или имя, улица, почтовый индекс и город. Получатель отображается в шапке документа и в PDF.

Ввод количества: В меню единиц доступны м², часы, штуки или фиксированная ставка. Кнопка рядом с полем количества открывает расчет: длина, ширина и количество в строке, вычеты как отрицательное количество, например -1 для двери. Использовать как количество подставляет сумму в поле количества. Позже расчет сворачивается под позицией в документе.

Типы позиций: Помимо стандартной позиции есть Альтернатива (ссылка на базовый вариант), Опция с итогом или без него, а также Надбавки в процентах или фиксированной сумме от базовой позиции. При переводе в подтверждение заказа вы выбираете один вариант из группы; невыбранный вариант исключается.

Условия оплаты и период оказания услуг являются необязательными. Варианты, такие как «14 дней нетто», «скидка 2 %» или «Немедленно», экономят время на вводе; в веб-приложении форма подставляет стандартные условия оплаты компании проекта. Период оказания услуг отображается в документе как «С» и «По».

Черновики

В каждом чате есть ровно один черновик предложения. При выходе из формы он сохраняется автоматически, независимо от способа: нажатие кнопки, жест назад или клавиша Escape. Черновик отображается в чате в виде плитки с меткой Черновик; нажатие открывает форму снова. Только нажатие Отправить превращает его в документ, после чего плитка черновика исчезает.

• Черновик без позиций списывается. Мобильное приложение сначала спрашивает: «Пока нечего сохранить».
• Изменения в списке услуг фиксируют предыдущее состояние: оно остается серым в истории, а в текущем списке отображаются новые цены.
• В меню действий для списка услуг доступны Создать документ, Редактировать позиции и Переслать в другой чат.

Опция Создать документ переносит позиции в форму документа. Сам список остается в чате и по-прежнему доступен для редактирования, например, если объемы работ на объекте увеличиваются.

В веб-версии вы отмечаете отдельные позиции для сметы в разделе «Черновики смет». При частичном выборе кнопка закрытия отображает текст «Отменить изменения и закрыть»; исходный черновик остается без изменений.

От сметы до подтверждения заказа

Откройте меню сметы (на мобильном: долгое нажатие, в веб-версии: правый клик по заголовку документа) и выберите Преобразовать в подтверждение заказа. Форма откроется со всеми позициями и останется редактируемой: измените количества, добавьте условия оплаты, отформатируйте структуру. Если вы покинете форму, черновик преобразования сохранится до отправки.

Подтверждение заказа отображается отдельной карточкой; смета остается над ней. Новое здесь:

• Прогресс-бар для каждой позиции. Нажатие на число переключает отображение между процентами и «выполнено / всего» в единицах измерения позиции.
• Назначение: назначайте позиции работ своей бригаде, контактам или другим компаниям. Описание этого процесса находится в разделе Работа с другими компаниями.
• Создайте счет как следующий шаг в цепочке.

В мобильном приложении можно сразу указать тип документа как подтверждение заказа в форме, например, если клиент согласился устно и предложение не требовалось.

Счет и оплата

В меню подтверждения заказа выберите Создать счет. Перед открытием формы Skava запросит получателя; достаточно указать компанию или имя. Затем вы можете ввести условия оплаты и отправить. Закрытый черновик счета можно открыть позже из меню «Плюс» без повторного запроса получателя.

• Номер счета: префикс и следующий номер берутся из настроек счетов компании.
• Отметить как оплачено добавляет метку «Оплачено» на карточку. Действие срабатывает один раз, после чего исчезает из меню. Пункты «Создать счёт» и «Отметить как оплачено» доступны только администраторам компании.
• Запросить оплату (мобильное приложение, плитка Оплата в меню «+»): укажите сумму и назначение, готово. На карточке отображаются банковские реквизиты компании и, если они сохранены, кнопка Оплатить через PayPal. Если в данных компании нет IBAN, Skava об этом предупредит. Запрос на оплату является сообщением, а не документом.

Работа с документом

Откройте меню документа долгим нажатием на телефоне или правым кликом по заголовку документа в веб-приложении. Под меню вы увидите примечание «Эти действия видны только вам и руководству компании»: действия с документом отображаются только тому, кто его создал, или администратору компании.

• Копировать помещает текст документа в буфер обмена.
• Создать PDF открывает предпросмотр. В веб-версии вы прикрепляете PDF к карточке с помощью Прикрепить к документу или скачиваете файл. На телефоне вы делитесь файлом или печатаете его из предпросмотра.
• Комментарий размещает предпросмотр документа над полем ввода. Ваш текст отправляется как обычное сообщение со ссылкой «Re quote, 6,105.18 EUR:»; нажатие на ссылку возвращает к карточке. На телефоне свайп вправо по заголовку документа выполняет то же действие.
• Переслать создает копию коммерческого предложения в виде отдельной карточки документа в другом чате той же компании, например из личных заметок в чат с клиентом. Исходный документ остается без изменений.
• Новая версия коммерческого предложения: отправленное предложение остается на месте; ваши изменения появляются в том же чате как новое коммерческое предложение. Получатель, условия оплаты и период оказания услуг переносятся автоматически.
• Отозвать: в течение пяти минут после создания, пока документ не оплачен и не преобразован. Карточка остается видимой со статусом «Отозвано»; в меню остается только PDF.

Фирменный бланк, каталог и каталог документов

Администратор компании редактирует фирменный бланк с логотипом и адресом в веб-приложении, в управлении документами компании. Изменения применяются ко всей компании и, следовательно, ко всем PDF. На телефоне вы поддерживаете те же данные в сведениях о компании.

Каталог товаров (веб-приложение, администраторы компании) принимает файлы CSV, ZIP и DATANORM. Товары можно искать по названию, артикулу или EAN и добавлять изображения. Ассистент использует каталог при создании счета из чата.

Все документы компании собраны в одном месте: в разделе Обзор плитки «Предложения», «Подтверждения заказа» и «Счета» показывают последние документы, а Показать все открывает каталог с фильтром по проекту. На странице деталей компании те же списки находятся под заголовками «Мои предложения», «Мои подтверждения заказа» и «Мои счета».

Веб-приложение и мобильное приложение

Webapp Mobile

Веб-приложение предназначено для работы с фирменным бланком, каталогом позиций и прикрепления PDF к документам. Позиции перетаскиваются мышью, меню документа открывается правой кнопкой мыши.

Часто задаваемые вопросы