Oferty, faktury i dokumenty

W Skava dokumenty biznesowe są tworzone bezpośrednio w czacie budowy. Lista usług staje się ofertą, oferta potwierdzeniem zamówienia, a to z kolei fakturą. Każdy dokument to karta w czacie, widoczna dla wszystkich zaangażowanych, oraz plik PDF, gdy jest potrzebny.

Łańcuch dokumentów

Skava zna trzy typy dokumentów, które budują się nawzajem. Kolejny krok zawsze znajduje się w menu poprzedniego dokumentu:

1. Oferta: cena, którą podajesz klientowi. Tworzona z listy usług lub bezpośrednio w formularzu dokumentu.
2. Potwierdzenie zlecenia: przyjęta praca. Tworzone z oferty przez Przekształć w potwierdzenie zlecenia. Dopiero od tego momentu istnieje wartość postępu dla każdej pozycji oraz możliwość przydzielenia prac do własnego zespołu lub firm partnerskich.
3. Faktura: tworzona z potwierdzenia zlecenia przez Utwórz fakturę. Tylko faktura pobiera numer dokumentu z ustawień faktur firmy.

Wysłany dokument nigdy nie jest zmieniany. Przekształcenie, nowa wersja lub wycofanie zawsze tworzą nową kartę; poprzednik pozostaje w historii. Dzięki temu pozostaje jasne, co klient widział i kiedy.

Pisanie oferty

W aplikacji mobilnej dotknij plusa w czacie, a następnie kafel Oferta. W aplikacji webowej otwórz Ustawienia czatu przez nagłówek czatu i przejdź do Szkiców ofert, albo wybierz Ofertę z menu plusa w polu kompozycji. W obu przypadkach otwiera się formularz dokumentu.

Formularz składa się z pozycji i nagłówka:

• Dodaj pozycję: tytuł, opis, ilość, jednostka i cena. Skava natychmiast oblicza sumę pozycji.
• Dodaj nagłówek: wiersz bez ilości i ceny, np. „Roboty rozbiórkowe”. Dzięki opcji Wcięcie tworzy się spis treści z numeracją, np. 1, 1.1 i 1.2.
• Sortowanie: przeciągnij pozycje za uchwyt. Nagłówek przenosi ze sobą pozycje podrzędne. Na telefonie przesunięcie w lewo usuwa wiersz, a pasek „Cofnij” przywraca go.
• Stawka VAT: obowiązuje dla całego dokumentu, np. 19 % lub 7 %.
• Dodaj odbiorcę: firma lub imię i nazwisko, ulica, kod pocztowy i miasto. Odbiorca pojawi się wtedy w nagłówku pisma i w pliku PDF.

Wprowadzanie ilości: Menu jednostek oferuje m², godziny, sztuki lub stawkę ryczałtową. Przycisk obok pola ilości otwiera pomiar: długość, szerokość i liczba w rzędzie, odliczenia jako ujemna liczba, na przykład -1 dla drzwi. Opcja Użyj jako ilość przenosi sumę do pola ilości. Później pomiar jest zwinięty pod pozycją w dokumencie.

Typy pozycji: Oprócz zwykłej pozycji istnieją Alternatywa (odwołująca się do wariantu bazowego), Opcja z sumą lub bez, oraz Dopłaty jako procent lub kwota stała od pozycji referencyjnej. Przy konwersji na potwierdzenie zamówienia wybierasz jeden wariant z grupy; niewybrany jest odrzucany.

Warunki płatności i okres świadczenia są opcjonalne. Propozycje, takie jak „14 dni netto”, „2 % rabatu” lub „natychmiast”, oszczędzają czas na wpisywanie; w aplikacji webowej formularz przejmuje domyślne warunki płatności firmy projektu. Okres świadczenia pojawia się na dokumencie jako od i do.

Szkice

Każdy czat ma dokładnie jeden szkic wyceny. Opuszczenie formularza automatycznie go zapisuje, niezależnie od tego, czy użyjesz przycisku, gestu powrotu, czy klawisza Escape. Szkic pojawia się w czacie jako kafel oznaczony jako Szkic; dotknięcie go ponownie otwiera formularz. Tylko Wyślij zamienia go w dokument, a kafel szkicu znika.

• Szkic bez pozycji kosztorysowej jest usuwany. Aplikacja mobilna najpierw pyta: „Nie ma jeszcze nic do zapisania”.
• Zmiany w liście usług zamrażają poprzedni stan: pozostaje on wyszarzony w historii, a bieżąca lista wyświetla nowe ceny.
• Arkusz akcji listy usług oferuje opcje Utwórz dokument, Edytuj pozycje kosztorysowe oraz Przekaż do innego czatu.

Utwórz dokument przenosi pozycje robocze do formularza dokumentu. Sama lista pozostaje w czacie i nadal można ją edytować, na przykład gdy ilości rosną na budowie.

W aplikacji webowej zaznaczasz poszczególne pozycje robocze dla wyceny w obszarze Szkice wycen. Przy częściowym zaznaczeniu przycisk zamknięcia wyświetla „Odrzuć zmiany i zamknij”; źródłowy szkic pozostaje nietknięty.

Od wyceny do potwierdzenia zamówienia

Otwórz menu oferty (aplikacja mobilna: przytrzymanie palcem, aplikacja webowa: kliknięcie prawym przyciskiem myszy na nagłówku dokumentu) i wybierz Przekształć w potwierdzenie zamówienia. Formularz otworzy się z wszystkimi pozycjami i pozostanie edytowalny: dostosuj ilości, dodaj warunki płatności, sformatuj treść. Jeśli opuścisz formularz, szkic konwersji zostanie zachowany do momentu wysłania.

Potwierdzenie zamówienia pojawia się jako osobna karta; oferta pozostaje nad nią. Nowości:

• Pasek postępu dla każdej pozycji. Dotknięcie liczby przełącza widok między procentami a „wykonane / łącznie” w jednostce danej pozycji.
• Przypisz: przypisz pozycje do własnego zespołu, do kontaktów lub do innych firm. Sposób działania opisano w sekcji Współpraca z innymi firmami.
• Utwórz fakturę jako kolejny krok w łańcuchu.

W aplikacji mobilnej możesz bezpośrednio w formularzu ustawić typ dokumentu na potwierdzenie zamówienia, na przykład gdy klient wyraził zgodę ustnie i nie była potrzebna wycena.

Faktura i płatność

W menu potwierdzenia zamówienia wybierz Utwórz fakturę. Przed otwarciem formularza Skava poprosi o odbiorcę; wystarczy podać firmę lub imię i nazwisko. Następnie możesz wprowadzić warunki płatności i wysłać dokument. Zamknięty projekt faktury można później ponownie otworzyć z menu plus, bez ponownego pytania o odbiorcę.

• Numer faktury: prefiks i kolejny numer pochodzą z ustawień faktur firmy.
• Oznacz jako opłacone dodaje znacznik „Opłacone” do karty. Działa to tylko raz; po wykonaniu akcja znika z menu. Akcje Utwórz fakturę i Oznacz jako opłacone są przeznaczone dla administratorów firmy.
• Poproś o płatność (aplikacja mobilna, kafel Płatność w menu plus): wpisz kwotę i tytuł przelewu, gotowe. Karta wyświetla dane bankowe firmy oraz, jeśli są zapisane, przycisk Zapłać przez PayPal. Jeśli w danych firmy nie ma IBAN, Skava to sygnalizuje. Prośba o płatność to wiadomość, nie dokument.

Praca z dokumentem

Otwórz menu dokumentu, przytrzymując go na telefonie, lub klikając prawym przyciskiem myszy na nagłówku dokumentu w aplikacji webowej. Pod menu widzisz informację „Te akcje są widoczne tylko dla Ciebie i kierownictwa firmy”: akcje dokumentu są wyświetlane tylko osobie, która go utworzyła, lub administratorowi firmy.

• Kopiuj umieszcza tekst dokumentu w schowku.
• Generuj PDF otwiera podgląd. W aplikacji webowej dołączasz PDF do karty za pomocą Dołącz do dokumentu lub pobierasz plik. Na telefonie udostępniasz go lub drukujesz z podglądu.
• Komentarz umieszcza podgląd dokumentu nad polem wpisu. Twój tekst wysyłany jest jako zwykła wiadomość z odwołaniem „Re oferta, 6 105,18 EUR”; dotknięcie tego odwołania przenosi z powrotem do karty. Na telefonie przesunięcie palcem w prawo po nagłówku dokumentu wykonuje tę samą czynność.
• Przekaż tworzy kopię oferty jako osobną kartę dokumentu w innym czacie tej samej firmy, na przykład z Twoich prywatnych notatek do czatu z klientem. Źródło pozostaje bez zmian.
• Nowa wersja oferty: wysłana oferta pozostaje na swoim miejscu; Twoje zmiany trafiają do tego samego czatu jako nowa oferta. Odbiorca, warunki płatności i okres świadczenia są przenoszone.
• Cofnij: do pięciu minut po utworzeniu, o ile dokument nie został opłacony ani nie został przekonwertowany. Karta pozostaje widoczna jako „Cofnięta”; w menu pozostaje tylko PDF.

Nagłówek, katalog i katalog dokumentów

Administrator firmy edytuje nagłówek z logo i adresem w aplikacji webowej, w zarządzaniu dokumentami firmy. Zmiana dotyczy całej firmy, a tym samym wszystkich plików PDF. W telefonie utrzymujesz te same dane w szczegółach firmy.

Katalog artykułów (aplikacja webowa, administratorzy firmy) akceptuje pliki CSV, ZIP i DATANORM. Artykuły można wyszukiwać po nazwie, numerze artykułu lub EAN oraz przypisać im obrazy produktów. Asystent korzysta z katalogu podczas tworzenia wyceny z czatu.

Wszystkie dokumenty firmy są zebrane w jednym miejscu: w Przeglądzie kafelki Oferty, Potwierdzenia zamówienia i Faktury pokazują najnowsze dokumenty, a Pokaż wszystkie otwiera katalog z filtrem projektu. Na stronie szczegółów firmy te same listy znajdują się pod „Moje oferty”, „Moje potwierdzenia zamówienia” i „Moje faktury”.

Aplikacja webowa i mobilna

Webapp Mobile

Aplikacja webowa to miejsce na stopkę, katalog artykułów i dołączanie plików PDF do dokumentów. Przeciągasz pozycje myszką, a menu dokumentu otwiera się prawym przyciskiem.

Najczęściej zadawane pytania