Tarjoukset, laskut ja asiakirjat

Skavassa liiketoiminnan asiakirjat luodaan suoraan työmaan chatissa. Palvelutaulukko muuttuu tarjoukseksi, tarjous tilausvahvistukseksi ja se laskuksi. Jokainen asiakirja on chatissa näkyvä kortti kaikille osapuolille, ja PDF, kun sitä tarvitaan.

Asiakirjaketju

Skava tuntee kolme asiakirjatyyppeä, jotka rakentuvat toisilleen. Seuraava vaihe löytyy aina edellisen asiakirjan valikosta:

1. Tarjous: hinta, jonka annat asiakkaalle. Luodaan palvelutaulukosta tai suoraan asiakirjalomakkeesta.
2. Tilausvahvistus: hyväksytty työ. Luodaan tarjouksesta toiminnolla Muuta tilausvahvistukseksi. Vasta tästä eteenpäin on olemassa edistymisarvo kohdakohtaisesti sekä mahdollisuus jakaa työt oman tiimisi tai kumppanisi kesken.
3. Lasku: luodaan tilausvahvistuksesta toiminnolla Luota lasku. Vain lasku käyttää yrityksen laskutusasetuksista asiakirjanumeron.

Lähetettyä asiakirjaa ei koskaan muuteta. Muuntaminen, uusi versio tai peruutus luovat aina uuden kortin; edeltäjä jää historiaan. Näin selviää, mitä asiakas näki ja milloin.

Tarjouksen kirjoittaminen

Mobiilisovelluksessa napauta plus-merkkiä chatissa ja valitse sitten Tarjous. Verkkosovelluksessa avaa Chat-asetukset chatin otsikosta ja siirry kohtaan Tarjousluonnokset tai valitse Tarjous kirjoitusalueen plus-valikosta. Molemmissa tapauksissa asiakirjan lomake avautuu.

Lomake koostuu eristä ja otsikosta:

• Lisää erä: otsikko, kuvaus, määrä, yksikkö ja hinta. Skava laskee erän yhteissumman heti.
• Otsikon lisääminen: rivi ilman määrää ja hintaa, esimerkiksi "Murskaus". Sisennys muuttaa tämän numeroiduksi luetteloksi, kuten 1, 1.1 ja 1.2.
• Järjestäminen: vedä rivejä kahvasta. Otsikko vie mukanaan alarivinsä. Puhelimessa pyyhkäisy vasemmalle poistaa rivin, ja "Kumoa"-palkki palauttaa sen.
• Veroprosentti: koskee koko asiakirjaa kerrallaan, esimerkiksi 19 % tai 7 %.
• Vastaanottajan lisääminen: yritys tai nimi, katunimi, postinumero ja kaupunki. Vastaanottaja näkyy sitten kirjeenotsikossa ja PDF-tiedostossa.

Määräiden syöttö: Yksikkövalikossa on m², tunnit, kappaleet tai kiinteä hinta. Määräkentän vieressä oleva painike avaa mittauksen: pituus, leveys ja kappaleet rivillä, vähennykset negatiivisena määränä, esimerkiksi -1 ovelle. Käytä määränä siirtää summan määräkenttään. Myöhemmin mittaus näkyy taitettuna laskurivin alla asiakirjassa.

Laskurivien tyypit: Tavanomaisten laskurivien lisäksi on Vaihtoehto (viittaa perusvarianttiin), Valinnainen yhteensä-kentällä tai ilman sekä Lisämaksut prosenttina tai kiinteänä summana viitattavaan kohteeseen. Muuttaessa tilausvahvistukseksi valitset yhden variantin ryhmästä; valitsematon jätetään pois.

Maksuehdot ja palvelujakso ovat valinnaisia. Ehdotukset kuten "14 päivää netto", "2 % alennus" tai "Välittömästi" vähentävät kirjoittamista; verkkosovelluksessa lomake ottaa käyttöön projektin yrityksen oletusmaksuehdot. Palvelujakso näkyy asiakirjassa alkamis- ja päättymispäivinä.

Luonnokset

Jokaisessa keskustelussa on täsmälleen yksi tarjousluonnos. Lomakkeen poistuminen tallentaa sen automaattisesti, olipa kyseessä painike, taaksepäin-eliö tai Escape-näppäin. Luonnos näkyy keskustelussa laatta, jossa lukee Luonnos; kosketus avaa lomakkeen uudelleen. Vain Lähetä-toiminto muuttaa sen asiakirjaksi, jolloin luonnoslaatta katoaa.

• Luonnos ilman laskutettavaa erää hylätään. Mobiilisovellus kysyy ensin: "Ei vielä tallennettavaa".
• Muutokset palvelulistaan lukittavat vanhan tilan: se jää harmaaksi historiassa, ja nykyinen lista näyttää uudet hinnat.
• Palvelulistan toimintavalikko tarjoaa vaihtoehdot Luo asiakirja, Muokkaa laskutettavia eräitä ja Siirrä toiseen keskusteluun.

Luo asiakirja vie rivit asiakirjan lomakkeeseen. Lista itsessään jää chatiin ja sitä voi muokata edelleen, esimerkiksi kun määrät kasvavat työmaalla.

Verkkosovelluksessa valitset tarjoukseen yksittäiset rivit Tarjousluonnokset-alueella. Osittaisvalinnassa sulje-painike lukee "Hylkää muutokset ja sulje"; lähdeluonnos jää koskemattomaksi.

Tarjouksesta tilausvahvistukseen

Avaa tarjouksen valikko (mobili: pidä painettuna, verkkosovellus: napsauta oikealla asiakirjan otsikossa) ja valitse Muuta tilausvahvistukseksi. Lomake avautuu kaikine erineineen ja pysyy muokattavana: säädä määriä, lisää maksuehdot ja sisennä rakenne. Jos poistut lomakkeelta, muunnosluonnos säilyy, kunnes lähetät sen.

Tilausvahvistus näkyy omana korttinaan; tarjous jää sen yläpuolelle. Uutta tässä:

• Edistymispalkki jokaiselle erälle. Kun napautat lukua, näkymä vaihtuu prosenttiosuuden ja "valmis / yhteensä" -muodon välillä erän yksikössä.
• Siirrä: siirrä laskurivejä omalle tiimillesi, yhteystietoihin tai muihin yrityksiin. Toimintatapa on kuvattu kohdassa Yhteistyö muiden yritysten kanssa.
• Luo lasku ketjun seuraavaksi vaiheeksi.

Mobiilisovelluksessa voit asettaa asiakirjatyypin suoraan tilausvahvistukseksi lomakkeessa, esimerkiksi jos asiakas on sopinut suullisesti eikä tarjous ole ollut tarpeen.

Laskutus ja maksu

Valitse tilausvahvistuksen valikosta Luo lasku. Ennen lomakkeen avaamista Skava kysyy saajaa; yrityksen tai henkilön nimi riittää. Sen jälkeen voit syöttää maksuehdot ja lähettää. Suljetun lasku luonnoksen voi avata myöhemmin uudelleen plus-valikosta ilman, että saajaa kysytään uudelleen.

• Laskunumero: etuliite ja seuraava numero periytyvät yrityksen laskutusasetuksista.
• Merkkaa maksetuksi lisää korttiin merkin "Maksettu". Toiminto on käytettävissä vain kerran, minkä jälkeen se katoaa valikosta. Laskun luonti ja merkitseminen maksetuksi ovat varattuja toimintoja yrityksen ylläpitäjille.
• Pyydä maksua (matkapuhelimen sovellus, Maksu -laatta plus-valikossa): syötä summa ja tarkoituskirjoitus, valmis. Kortissa näkyy yrityksen pankkitiedot ja, jos niitä on tallennettu, Maksa PayPallilla -painike. Jos yrityksen tiedoissa ei ole IBAN-tilinumerota, Skava huomauttaa tästä. Maksupyyntö on viesti, ei asiakirja.

Asiakirjan käsittely

Avaa asiakirjan valikko pitämällä sormea kosketusnäytöllä tai oikealla hiiren painikkeella asiakirjan otsikossa verkkosovelluksessa. Valikon alla lukee "Nämä toiminnot näkyvät vain sinulle ja yrityksen johdolle": asiakirjan toiminnot näkyvät vain asiakirjan luoneelle tai yrityksen ylläpitäjälle.

• Kopioi siirtää asiakirjan tekstin leikepöydälle.
• PDF:n luonti avaa esikatselun. Verkkosovelluksessa liität PDF:n korttiin valitsemalla Liitä asiakirjaan tai lataat sen. Puhelimessa jaat tai tulostat sen esikatselusta.
• Kommentoi tuo asiakirjan esikatselun kirjoitusalueen yläpuolelle. Tekstisi lähetetään tavallisena viestinä viitteellä "Viite: tarjous, 6 105,18 EUR"; kosketus viitteeseen palauttaa sinut korttiin. Puhelimessa vieritys asiakirjan otsikon oikealle tekee saman.
• Edelleenlähetys luo tarjouksesta kopion omana asiakirjakorttina toiseen keskusteluun samassa yrityksessä, esimerkiksi yksityisistä muistiinpanoista asiakaskeskusteluun. Alkuperäinen kortti ei muutu.
• Uusi tarjousversio: Lähetetty tarjous pysyy paikallaan; muutoksesi tulevat samaan keskusteluun uutena tarjouksena. Vastaanottaja, maksuehdot ja palvelujakso siirtyvät mukana.
• Takaisinotto: viisi minuuttia luonnin jälkeen, kunhan asiakirjaa ei ole maksettu eikä muunnettu. Kortti näkyy edelleen tilalla "Takaisinotettu"; vain PDF on valikossa.

Yrityspaperi, kataloogi ja asiakirjahakemisto

Yrityksen ylläpitäjä muokkaa yrityspaperia, jossa on logo ja osoite, verkkosovelluksessa yrityksen asiakirjahallinnassa. Muutos koskee koko yritystä ja siten kaikkia PDF-tiedostoja. Puhelimessa ylläpidät samoja tietoja yrityksen tiedoissa.

Tuotekatalogi (verkkosovellus, yrityksen ylläpitäjät) hyväksyy CSV-, ZIP- ja DATANORM-tiedostot. Tuotteita voi hakea nimen, tuotenumeron tai EAN-koodin perusteella ja niille voi lisätä kuvat. Avustaja käyttää katalogia, kun se luo tarjouksen chatista.

Kaikki yrityksen asiakirjat kerääntyvät yhteen paikkaan: Yleiskatsaus-näkymässä laatta-näkymät Tarjoukset, Tilausvahvistukset ja Laskut näyttävät uusimmat asiakirjat, ja Näytä kaikki avaa hakemiston projektisuodattimella. Yrityksen tietosivulla samat listat löytyvät kohdista "Omat tarjoukset", "Omat tilausvahvistukset" ja "Omat laskut".

Verkkosovellus ja mobiilisovellus

Webapp Mobile

Verkkosovellus on paikka kirjekantalle, tuotekatalogille ja PDF-tiedostojen liittämiselle asiakirjoihin. Vedät eräitä hiirellä, ja asiakirjavalikko aukeaa oikealla hiirenpainikkeella.

Usein kysytyt kysymykset