Työskentely muiden yritysten kanssa

Et tee jokaista työhön liittyvää erää itse. Skavassa voit jakaa tilausvahvistuksen työhön liittyvät erät omalle tiimillesi, yhteyshenkilölle tai toiselle yritykselle. Ulkoisille yrityksille luodaan jaettu keskustelu, jossa on pyyntö, hyväksyntä, edistymistiedot ja valmiusraportti.

Ehdot

• Hanke on linkitetty yritykseen. Tämä linkki on pysyvä.
• Keskustelussa on tilausvahvistus. Jakaminen toimii vain sieltä, ei tarjouksesta.
• Kumppaniryhmä tai yhteyshenkilö on Skavassa. Ulkoiset yritykset löytyvät hakuun tehtäessä tehtävänantoa; omat työntekijät näkyvät siellä ilman hakuja.

Tehtävien antaminen

Avaa tilausvahvistuksen valikko (matkapuhelimessa: paina pitkään, verkkosovelluksessa: napsauta oikealla asiakirjan otsikkoa) ja valitse Tee tehtäväksi. Tehtävänsivulla luetellaan kaikki laskurivit. Jokaiselle riville on kaksi vaihtoehtoa:

• Tehtävänanto antaa koko rivin yhdelle vastaanottajalle.
• Split siirtää vain osan: syötä määrä ja tunnit, valitse henkilö ja paina Assign part. Lomake pysyy auki ja laskee jäljellä olevan määrän, kunnes rivi on täysin jaettu. Kaikki osat säilyttävät yhteytensä alkuperäiseen riviin.

Vastaanottajalistassa on yksi yhteinen haku henkilöille ja yrityksille, jotka on merkitty Employee, Contact tai Company. Skava pyytää vastaanottajasta riippuen eri tietoja: omille työntekijöille tunteja, yhteystiedoille ja yrityksille hintaa.

Sisäisesti oman tiimin kesken

Jos luotat työt itsellesi työntekijöillesi, järjestelmä luo työtilauksen. Se ei näy asiakkaan keskustelussa, vaan erillisessä tiimin keskustelussa, joka on nimetty jäseniensä mukaan. Asiakas ei näe mitään näistä.

Työtilaus sisältää luotetut erät määrineen ja työtunneillaan. Toiminnolla Peruuta otat sen takaisin ja toiminnolla Kommentoi lisäät muistiinpanoja. Jos suunnittelet viikoittain, käytä työsuunnitelmaa.

Pyyntö toiselle yritykselle

Jos valitset vastaanottajaksi yrityksen tai ulkoisen yhteystiedon, luotus muuttuu pyynnöksi. Syötät halutun hinnan jokaiselle erälle; ilman hintaa pyyntöä ei voi lähettää. Toiminnolla Lisää rivi liität lisäpalveluita, jotka eivät ole tilausvahvistuksessa. Jos yksikkö poikkeaa omasta erästäsi, Skava vertaa kokonaissummaa. Jos tulos on tappiollinen verrattuna tilaukseesi, sovellus varoittaa sinua ennen lähettämistä.

Kun lähetät, tapahtuu kolme asiaa:

1. Kumppaniryhmälle luodaan peiliprojekti, joka nimetään projektisi mukaan ja johon lisätään päätteeksi "(from Your Company)".
2. Sen alla on jaettu keskustelu, joka on nimetty molempien yritysten mukaan, esimerkiksi "Sanitär Berger GmbH · Elektro Kaya GmbH". Molemmat osapuolet näkevät saman keskustelun; puolellasi se on kiinnitetty projektisi alle. Pyyntö näkyy siinä korttina.
3. Tilausvahvistuksessasi rivi sisältää kohdan Pyydetty ja linkin Avaa keskustelu. Tämä huomautus näkyy vain sinulle, ei asiakkaalle eikä kumppaniryhmälle.

Hinnan uudelleen neuvottelu: Pyyntövalikossa Laskelma avaa lomakkeen, jossa on tilaushintasi, uusi pyyntöhintaa ja tuloksena oleva marginaali. Lähetä uusi pyyntö korvaa edellisen pyynnön; vanha kortti jää keskusteluun merkinnällä "Korvattu uudella pyynnöllä".

Tilauksen hyväksyminen

Kumppaniryhmä löytää pyynnön kahdesta paikasta: mobiilisovelluksessa välilehdeltä Yleiskatsaus kohdasta Saapuvat tilaukset ja verkkosovelluksessa yrityksen sivulta kohdasta Omat tilaukset. Sieltä se löytää toiminnot Hyväksy ja Hylkää. Vaihtoehtoisesti se avaa jaetun keskustelun ja valitsee pyynnön kortin valikosta toiminnon Vahvista.

Hyväksymisen jälkeen kumppaniryhmä saa oman tilausvahvistuksensa omaan yritykseen, pyynnön hintoin. Jos henkilö kuuluu useaan yritykseen, Skava kysyy, kenen nimeä hyväksytään; valinta kattaa yritykset, joissa henkilö on vähintään ylläpitäjä. Omalta puolelta rivi näyttää tällöin Siirretty.

Henkilökohtainen pyyntö: Jos siirrät yhteyshenkilölle sen sijaan, että valitsisit yrityksen, pyyntö saapuu henkilölle kohdan Omat tehtävät alle. Kun henkilö hyväksyy, hän valitsee yrityksen, jonka nimissä tilausvahvistus lähetetään. Yhteinen keskustelu nimetään sen jälkeen yrityksesi ja henkilön mukaan.

Edistyminen ja valmiusraportti

Kumppaniryhmä raportoi tilanteesta omassa tilausvahvistuksessaan edistymispalkin avulla. Jokainen raportti näkyy jaetussa chatissa edistymisraporttina. Oma tilauksesi ei vielä muutu: tarkistat raportin, napautat Vahvista ja sen jälkeen Siirrä edistyminen. Vasta sitten arvo näkyy omassa tilausvahvistuksessa ("Otettu ylätilaukseen").

Sata prosenttia täyttyessä raportista tulee valmiusraportti. Kumppaniryhmä lataa lopulliset valokuvat chatiin, sinä merkitset ne, vahvistat ja työkohde kirjataan tilaan Työ hyväksytty. Valokuvat säilyvät chatissa hyväksynnän todisteena.

Miten toinen osapuoli näkee

• Vain jaettu chat. Kumppaniryhmä ei näe projektichatejasi eikä asiakaschatiasi, vaan vain molempien yritysten nimissä olevan chatin.
• Vain omat työkohdeensa. Pyyntö sisältää osoitetut rivit sen hinnan, jonka tarjoat. Asiakkaalle myymäsi hinta sekä huomautukset "Pyydetty yritykseltä" ja "Osoitettu yritykselle" jäävät sinulle.
• Oma asiakirja. Kumppaniliikkeen laskutusvahvistus on erillinen asiakirja sen yrityksessä, ei ikkuna sinun yritykseesi.
• Asiakas ei näe mitään näistä. Työtilaukset eikä pyynnöt näy chatissa asiakkaan kanssa.

Henkilöiden tuominen tiimiin

Jotta joku voi osallistua, hänen täytyy olla yrityksessä tai chatissa:

• Henkilöstö lisätään yrityksen sivulla kohdassa Jäsenet. Chatissa saman yrityksen kollegat ovat saatavilla ilman sähköpostihakua.
• Kutsulinkit ovat olemassa kolmelle kohteelle: yritykseen, chatiin ja projektin ylläpitäjäksi. Linkin avaava näkee viestin "Sinut on kutsuttu" ja liittyy yhdellä painalluksella. Puhelimessa kosketettu linkki avaa kutsun suoraan sovelluksessa.
• Henkilöstön perehdytys: Uudet käyttäjät kysytään, harjoittavatko he yritystoimintaa vai liittyvätkö tiimiin. Henkilöstö ohittaa yrityksen ja projektin luomisen ja päätyy suoraan työpäiväänsä.

Verkkosovellus ja mobiilisovellus

Webapp Mobile

Verkkosovelluksessa valitset tehtävät valintaruuduilla ja päällekkäisellä näkymällä. Saapuvat tilaukset löytyvät yrityksen sivulta kohdasta Minun tilaukset, ja henkilökohtaiset pyynnöt kohdasta Palvelut.

Usein kysytyt kysymykset