Προσφορές, Τιμολόγια και Έγγραφα

Q: Μπορώ να αλλάξω μια προσφορά μετά την αποστολή της;

Όχι, ένα αποσταλμένο έγγραφο παραμένει ως έχει. Επιλέξτε Νέα έκδοση προσφοράς στο μενού: οι αλλαγές σας μπαίνουν στο ίδιο χώρο συζήτησης ως νέα προσφορά, ενώ η παλιά παραμένει ορατή. Μέσα σε πέντε λεπτά από τη δημιουργία ενός εγγράφου μπορείτε επίσης να το ανασύρετε.

Q: Πώς λαμβάνω τιμολόγιο σε μορφή PDF;

Επιλέξτε Δημιουργία PDF στο μενού τιμολογίου. Στην εφαρμογή web μπορείτε να κατεβάσετε το PDF ή να το αποθηκεύσετε στην κάρτα με Συνηψία σε έγγραφο. Στο τηλέφωνο το μοιράζεστε ή το εκτυπώνετε από την προεπισκόπηση.

Στο Skava, τα επιχειρηματικά έγγραφα δημιουργούνται απευθείας μέσα στη συνομιλία του εργοταξίου. Μια λίστα υπηρεσιών γίνεται προσφορά, η προσφορά γίνεται επιβεβαίωση παραγγελίας και αυτή γίνεται τιμολόγιο. Κάθε έγγραφο είναι μια κάρτα στη συνομιλία που βλέπουν όλοι οι εμπλεκόμενοι και ένα PDF όταν το χρειάζεστε.

Η αλυσίδα εγγράφων

Το Skava αναγνωρίζει τρεις τύπους εγγράφων που βασίζονται ο ένας στον άλλο. Το επόμενο βήμα βρίσκεται πάντα στο μενού του προηγούμενου εγγράφου:

Προσφορά: η τιμή που δίνετε στον πελάτη. Δημιουργείται από μια λίστα υπηρεσιών ή απευθείας στη φόρμα εγγράφου.
Επιβεβαίωση παραγγελίας: η αποδεκτή εργασία. Δημιουργείται από την προσφορά μέσω της επιλογής Μετατροπή σε επιβεβαίωση παραγγελίας. Μόνο από εδώ και πέρα υπάρχει τιμή προόδου ανά γραμμή και η επιλογή ανάθεσης εργασιών στο προσωπικό σας ή σε εταιρείες συνεργάτες.
Τιμολόγιο: δημιουργείται από την επιβεβαίωση παραγγελίας μέσω της επιλογής Δημιουργία τιμολογίου. Μόνο το τιμολόγιο λαμβάνει αριθμό εγγράφου από τις ρυθμίσεις τιμολόγησης της εταιρείας.

Τα έγγραφα είναι διαθέσιμα μόνο σε συνομιλίες ενός έργου που συνδέεται με μια εταιρεία. Αν λείπει η εταιρεία, η Skava σας ενημερώνει ακριβώς εκεί που προσπαθείτε να δημιουργήσετε το έγγραφο. Οι κλειδωμένες εγγραφές στο μενού συν προσδιορίζουν τον λόγο, για παράδειγμα «Δημιουργήστε πρώτα μια προσφορά, η επιβεβαίωση παραγγελίας προκύπτει από αυτήν».

Ένα αποσταλμένο έγγραφο δεν αλλάζει ποτέ. Η μετατροπή, μια νέα έκδοση ή η ανάκληση δημιουργούν πάντα μια νέα κάρτα, ενώ ο πρόδρομος παραμένει στο ιστορικό. Έτσι παραμένει ξεκάθαρο τι είδε ο πελάτης και πότε.

Σύνταξη προσφοράς

Στη εφαρμογή κινητού, πατήστε το πρόσθετο στη συνομιλία και στη συνέχεια το πλακίδιο Προσφορά. Στην εφαρμογή web, ανοίξτε τις Ρυθμίσεις συνομιλίας μέσω του κεφαλαίου της συνομιλίας και μεταβείτε στα Σχέδια προσφορών, ή επιλέξτε Προσφορά από το μενού πρόσθετου του πεδίου σύνταξης. Οποιοδήποτε από τα δύο, ανοίγει το φόρμα εγγράφου.

Εφαρμογή Skava για κινητά: φόρμα εγγράφου Νέα προσφορά με γραμμή κόστους, καθαρό ποσό, φόρο και σύνολο — Η φόρμα εγγράφου με μία γραμμή κόστους, καθαρό ποσό, φόρο και σύνολο.

Η φόρμα αποτελείται από γραμμές κόστους και κεφαλίδα:

Προσθήκη γραμμής κόστους: τίτλος, περιγραφή, ποσότητα, μονάδα και τιμή. Η Skava υπολογίζει το σύνολο της γραμμής αμέσως.
Προσθήκη κεφαλαίου: μια γραμμή χωρίς ποσότητα και τιμή, για παράδειγμα «Εργασίες κατεδάφισης». Με τη Εσοχή μετατρέπεται σε διάρθρωση με αριθμούς όπως 1, 1.1 και 1.2.
Ταξινόμηση: σύρετε τα στοιχεία γραμμής από τη λαβή. Ένα κεφάλαιο μετακινεί μαζί του τα υποσυνόλα. Στο τηλέφωνο, μια ολίσθηση προς τα αριστερά διαγράφει μια γραμμή, ενώ μια λωρίδα «Αναίρεση» την επαναφέρει.
Ποσοστό ΦΠΑ: εφαρμόζεται μία φορά σε ολόκληρο το έγγραφο, για παράδειγμα 19 % ή 7 %.
Προσθήκη παραλήπτη: εταιρεία ή όνομα, οδός, ταχυδρομικός κώδικας και πόλη. Ο παραλήπτης εμφανίζεται τότε στο κεφαλίδα και στο PDF.

Εφαρμογή Skava: προσφορά με το κεφάλαιο «Εργασίες κατεδάφισης» πάνω από ένα στοιχείο γραμμής — Ένας τίτλος δομεί την προσφορά.

Εφαρμογή Skava: προσφορά με γραμμές μετρήσεων κάτω από το άρθρο Βόρειος τοίχος — Η μέτρηση παραμένει στο έγγραφο και μπορεί να αναπτυχθεί.

Εφαρμογή Skava: παραλήπτης προσφοράς με εταιρεία, οδό και πόλη — Ο παραλήπτης με διεύθυνση.

Εισαγωγή ποσοτήτων: Το μενού μονάδων προσφέρει m², ώρες, τεμάχια ή σταθερό ποσό. Το κουμπί δίπλα στο πεδίο ποσότητας ανοίγει τη μέτρηση: μήκος, πλάτος και αριθμός ανά γραμμή, εκπτώσεις ως αρνητικός αριθμός, για παράδειγμα -1 για μια πόρτα. Η επιλογή Χρήση ως ποσότητα εισάγει το άθροισμα στο πεδίο ποσότητας. Αργότερα, η μέτρηση εμφανίζεται συρρικνωμένη κάτω από το άρθρο στο έγγραφο.

Τύποι άρθρων: Πέρα από το κανονικό άρθρο, υπάρχουν Εναλλακτική (αναφορά σε βασική παραλλαγή), Προαιρετική με ή χωρίς σύνολο, και Προσθήκες ως ποσοστό ή σταθερό ποσό σε αναφορά σε άρθρο. Κατά τη μετατροπή σε επιβεβαίωση παραγγελίας, επιλέγετε μία παραλλαγή ανά ομάδα. Η μη επιλεγμένη παραλλαγή απορρίπτεται.

Εφαρμογή Skava: φόρμα εγγράφου με περίγραμμα — Τα άρθρα με απόσπαση παράγουν τους αριθμούς 1, 1.1 και 1.2.

Εφαρμογή Skava: επιβεβαίωση παραγγελίας με άρθρα σε περίγραμμα — Το περίγραμμα στην ολοκληρωμένη επιβεβαίωση παραγγελίας.

Εφαρμογή Skava για κινητά: προσφορά με εναλλακτική, προαιρετικό στοιχείο και επιπλέον χρέωση — Εναλλακτική, προαιρετικό στοιχείο και επιπλέον χρέωση στην κάρτα προσφοράς.

Εφαρμογή Skava για web: φόρμα εγγράφου με περιγραμμένα στοιχεία — Το περίγραμμα στη φόρμα εγγράφου της εφαρμογής web.

Εφαρμογή Skava: Όροι πληρωμής με προτάσεις 14 ημέρες καθαρές, έκπτωση 2 % και Αμέσως — Όροι πληρωμής με προτάσεις.

Εφαρμογή Skava: Έντυπο εγγράφου με ορισμένη περίοδο παροχής — Η περίοδος παροχής από και έως.

Οι όροι πληρωμής και η περίοδος παροχής είναι προαιρετικοί. Προτάσεις όπως «14 ημέρες καθαρές», «έκπτωση 2 %» ή «Αμέσως» εξοικονομούν πληκτρολόγηση. Στην εφαρμογή για τον υπολογιστή, το έντυπο αναλαμβάνει τους προεπιλεγμένους όρους πληρωμής της εταιρείας του έργου. Η περίοδος παροχής εμφανίζεται ως Από και Έως στο έγγραφο.

Σχέδια

Κάθε συνομιλία έχει ακριβώς ένα προσχέδιο προσφοράς. Η αποχώρηση από το έντυπο το αποθηκεύει αυτόματα, είτε μέσω κουμπιού, είτε με χειρονομία επιστροφής, είτε με το πλήκτρο Escape. Το προσχέδιο εμφανίζεται στη συνομιλία ως πλακίδιο με την ετικέτα Προσχέδιο. Ένα πάτημα ανοίγει ξανά το έντυπο. Μόνο η Αποστολή το μετατρέπει σε έγγραφο και το πλακίδιο του προσχεδίου εξαφανίζεται.

Ένα προσχέδιο χωρίς γραμμή χρέωσης απορρίπτεται. Η εφαρμογή για κινητά ρωτά πρώτα με «Δεν υπάρχει ακόμα κάτι για αποθήκευση».
Οι αλλαγές σε μια λίστα υπηρεσιών παγώνουν την παλιά κατάσταση: παραμένει γκρι στο ιστορικό, ενώ η τρέχουσα λίστα εμφανίζει τις νέες τιμές.
Το φύλλο ενεργειών μιας λίστας υπηρεσιών προσφέρει τις επιλογές Δημιουργία εγγράφου, Επεξεργασία γραμμών και Μεταβίβαση σε άλλο υποσυνέδριο.

Εφαρμογή Skava: φύλλο ενεργειών σε λίστα εργασιών με Μεταφορά, Δημιουργία εγγράφου και Επεξεργασία γραμμών — Το φύλλο ενεργειών μιας λίστας εργασιών.

Η επιλογή Δημιουργία εγγράφου μεταφέρει τις γραμμές στο φόρμα εγγράφου. Η ίδια η λίστα παραμένει στη συνομιλία και μπορεί να επεξεργαστεί, π.χ. όταν οι ποσότητες αυξάνονται στο εργοτάξιο.

Στην εφαρμογή web επιλέγετε με κουκκίδες τις επιμέρους γραμμές για την προσφορά στην περιοχή Προσφορές σε εκκρεμότητα. Με μερική επιλογή, το κουμπί κλεισίματος αναγράφει «Απόρριψη αλλαγών και κλείσιμο». Το αρχικό προσχέδιο παραμένει αμετάβλητο.

Από την προσφορά στην επιβεβαίωση παραγγελίας

Ανοίξτε το μενού της προσφοράς (κινητό: μακρύ πάτημα, web app: δεξί κλικ στο κεφάλαιο του εγγράφου) και επιλέξτε Μετατροπή σε επιβεβαίωση παραγγελίας. Το φόρμα ανοίγει με όλα τα στοιχεία και παραμένει επεξεργάσιμη: προσαρμόστε ποσότητες, προσθέστε όρους πληρωμής, τακτοποιήστε την περιγραφή. Αν φύγετε από το φόρμα, το σχέδιο μετατροπής διατηρείται μέχρι να στείλετε.

Εφαρμογή Skava για κινητά: επιβεβαίωση παραγγελίας στη συνομιλία με γραμμή προόδου ανά στοιχείο — Η επιβεβαίωση παραγγελίας με πρόοδο ανά στοιχείο.

Η επιβεβαίωση παραγγελίας εμφανίζεται ως ξεχωριστή κάρτα. Η προσφορά παραμένει πάνω από αυτήν. Νέα εδώ:

Μια γραμμή προόδου ανά στοιχείο. Ένα πάτημα στον αριθμό εναλλάσσει μεταξύ ποσοστού και «ολοκληρώθηκε / σύνολο» στη μονάδα του στοιχείου.
Αναθέστε: αναθέστε γραμμές εργασιών στο δικό σας προσωπικό, σε επαφές ή σε άλλες εταιρείες. Ο τρόπος λειτουργίας περιγράφεται στο Συνεργασία με άλλες εταιρείες.
Δημιουργία τιμολογίου ως επόμενο βήμα της αλυσίδας.

Στην εφαρμογή για κινητά μπορείτε να ορίσετε τον τύπο εγγράφου απευθείας ως επιβεβαίωση παραγγελίας στην φόρμα, για παράδειγμα όταν ο πελάτης συμφώνησε προφορικά και δεν χρειάστηκε προσφορά.

Τιμολόγιο και πληρωμή

Στο μενού της επιβεβαίωσης παραγγελίας επιλέξτε Δημιουργία τιμολογίου. Πριν ανοίξει η φόρμα, το Skava ζητά τον παραλήπτη. Εταιρεία ή όνομα αρκεί. Στη συνέχεια μπορείτε να εισάγετε όρους πληρωμής και να στείλετε. Ένα κλειστό προσχέδιο τιμολογίου μπορεί να ξανανοιχτεί αργότερα από το μενού συν, χωρίς να ζητηθεί ξανά ο παραλήπτης.

Εφαρμογή Skava: κάρτα τιμολογίου στη συνομιλία με αριθμό τιμολογίου και επιλογή «Σημείωση ως πληρωμένο» — Το τιμολόγιο με αριθμό και η ενέργεια «Σημείωση ως πληρωμένο».

Εφαρμογή Skava: αίτημα πληρωμής με ποσό, IBAN και κουμπί PayPal — Ένα αίτημα πληρωμής με IBAN και PayPal.

Αριθμός τιμολογίου: το πρόθεμα και ο επόμενος αριθμός προέρχονται από τις ρυθμίσεις τιμολόγησης της εταιρείας.
Σήμανση ως πληρωμένο τοποθετεί την ένδειξη «Πληρωμένο» στην κάρτα. Η ενέργεια αυτή λειτουργεί μία φορά· στη συνέχεια εξαφανίζεται από το μενού. Οι επιλογές «Δημιουργία τιμολογίου» και «Σήμανση ως πληρωμένο» προορίζονται για τους διαχειριστές της εταιρείας.
Αίτημα πληρωμής (εφαρμογή κινητού, πλακίδιο Πληρωμή στο μενού συν): εισάγετε το ποσό και τον σκοπό, και ολοκληρώθηκε. Η κάρτα εμφανίζει τα τραπεζικά στοιχεία της εταιρείας και, αν υπάρχει αποθηκευμένο, ένα κουμπί Πληρωμή με PayPal. Αν δεν υπάρχει IBAN στα δεδομένα της εταιρείας, η Skava το επισημαίνει. Το αίτημα πληρωμής είναι ένα μήνυμα, όχι ένα έγγραφο.

Εργασία σε έγγραφο

Ανοίξτε το μενού ενός εγγράφου με μακρύ πάτημα στο τηλέφωνο ή με δεξί κλικ στο κεφάλαιο του εγγράφου στην εφαρμογή web. Κάτω από το μενού βλέπετε τη σημείωση «Αυτές οι ενέργειες είναι ορατές μόνο σε εσάς και στη διοίκηση της εταιρείας»: οι ενέργειες εγγράφου εμφανίζονται μόνο στον δημιουργό του εγγράφου ή σε έναν διαχειριστή εταιρείας.

Αντιγραφή τοποθετεί το κείμενο του εγγράφου στο πρόχειρο.
Το Δημιουργία PDF ανοίγει την προεπισκόπηση. Στην εφαρμογή web συνδέετε το PDF στην κάρτα με Σύνδεση σε έγγραφο ή το κατεβάζετε. Στο τηλέφωνο το μοιράζεστε ή το εκτυπώνετε από την προεπισκόπηση.
Το Σχόλιο τοποθετεί μια προεπισκόπηση εγγράφου πάνω από το πεδίο συγγραφής. Το κείμενό σας αποστέλλεται ως κανονικό μήνυμα με αναφορά «Αντίγραφο προσφοράς, 6.105,18 EUR». Ένα πάτημα πάνω σε αυτό επιστρέφει στην κάρτα. Στο τηλέφωνο, μια ολίσθηση προς τα δεξιά στο κεφάλαιο του εγγράφου κάνει το ίδιο.
Το Μεταβίβαση δημιουργεί ένα αντίγραφο της προσφοράς ως ξεχωριστή κάρτα εγγράφου σε άλλη συνομιλία της ίδιας εταιρείας, για παράδειγμα από τα προσωπικά σας σημειώματα στη συνομιλία του πελάτη. Το αρχείο παραμένει αμετάβλητο.
Νέα έκδοση προσφοράς: Η αποσταλμένη προσφορά παραμένει ως έχει. Οι αλλαγές σας εμφανίζονται στην ίδια συνομιλία ως νέα προσφορά. Ο παραλήπτης, οι όροι πληρωμής και η περίοδος παροχής μεταφέρονται.
Ανακάλυψη: έως πέντε λεπτά μετά τη δημιουργία, εφόσον το έγγραφο δεν έχει πληρωθεί ούτε μετατραπεί. Η κάρτα παραμένει ορατή ως «Ανακληθείσα». Μόνο το PDF παραμένει στο μενού.

Εφαρμογή Skava: ανακλημένη προσφορά — Το ανακλημένο έγγραφο παραμένει ορατό, με ένδειξη.

Εφαρμογή Skava: νέα έκδοση προσφοράς στη συνομιλία — Μια νέα έκδοση εμφανίζεται ως νέα προσφορά κάτω από την παλιά.

Web εφαρμογή Skava: νέα έκδοση προσφοράς — Η νέα έκδοση κάτω από την αμετάβλητη προηγούμενη.

Web app της Skava: σχολιασμός προσφοράς ως μήνυμα με αναφορά — Ένα σχόλιο στην προσφορά αναφέρεται πίσω στην κάρτα εγγράφου.

Επικεφαλίδα, κατάλογος και κατάλογος εγγράφων

Ένας διαχειριστής εταιρείας επεξεργάζεται την επικεφαλίδα με λογότυπο και διεύθυνση στη web app, στη διαχείριση εγγράφων της εταιρείας. Η αλλαγή ισχύει για ολόκληρη την εταιρεία και επομένως για όλα τα PDF. Στο τηλέφωνο διαχειρίζεστε τα ίδια στοιχεία στα στοιχεία εταιρείας.

Web app της Skava: επεξεργασία κεφαλίδας στη διαχείριση εγγράφων — Η κεφαλίδα εφαρμόζεται σε όλα τα έγγραφα της εταιρείας.

Ο κατάλογος προϊόντων (web app, διαχειριστές εταιρείας) αποδέχεται αρχεία CSV, ZIP και DATANORM. Τα προϊόντα μπορούν να αναζητηθούν με όνομα, αριθμό προϊόντος ή EAN και να συνοδεύονται από εικόνες προϊόντος. Ο βοηθός χρησιμοποιεί τον κατάλογο όταν δημιουργεί επίπεδο από τη συνομιλία.

Web app της Skava: εταιρικός κατάλογος προϊόντων με εισαγωγή DATANORM — Ο κατάλογος προϊόντων με εισαγόμενη γκάμα.

Όλα τα έγγραφα μιας εταιρείας συγκεντρώνονται σε ένα σημείο: στην Επισκόπηση, τα πλακίδια Προτάσεις, Επιβεβαιώσεις παραγγελιών και Τιμολόγια εμφανίζουν τα πιο πρόσφατα έγγραφα, ενώ το Εμφάνιση όλων ανοίγει τον κατάλογο με φίλτρο έργου. Στη σελίδα λεπτομερειών εταιρείας, οι ίδιοι κατάλογοι βρίσκονται κάτω από «Οι προτάσεις μου», «Οι επιβεβαιώσεις παραγγελιών μου» και «Τα τιμολόγια μου».

Εφαρμογή Skava: Τα τιμολόγια μου με φίλτρο έργου — Ο κατάλογος εγγράφων της εταιρείας, εδώ τα τιμολόγια με φίλτρο έργου.

Ιστοσελίδα και εφαρμογή

Ιστοσελίδα Skava: Πρόταση στη συζήτηση Bad EG με την πλαϊνή ράβδο υπηρεσιών — Η προσφορά στο τσάτ, η πλευρική ράβδος υπηρεσιών στα δεξιά.

Web app της Skava: φόρμα εγγράφου Νέα προσφορά με γραμμή κόστους, περίοδο παροχής και όρους πληρωμής — Η φόρμα εγγράφου της web app.

Η web app είναι ο χώρος για το κεφαλάρι, τον κατάλογο προϊόντων και την επισύρραψη PDF σε έγγραφα. Σύρετε τις γραμμές κόστους με το ποντίκι και το μενού εγγράφου ανοίγει με δεξί κλικ.

Συχνές Ερωτήσεις

Γιατί δεν μπορώ να γράψω προσφορά σε αυτόν τον χώρο συζήτησης;

Τα έγγραφα απαιτούν εταιρεία. Συνδέστε το έργο με μια εταιρεία στις ρυθμίσεις του έργου. Αυτό γίνεται μία φορά και παραμένει ενεργό. Δημιουργείτε την ίδια την εταιρεία στο Εσάς ή στο Εταιρείες.

Μπορώ να αλλάξω μια προσφορά μετά την αποστολή της;

Όχι, ένα αποσταλμένο έγγραφο παραμένει ως έχει. Επιλέξτε Νέα έκδοση προσφοράς στο μενού: οι αλλαγές σας μπαίνουν στο ίδιο χώρο συζήτησης ως νέα προσφορά, ενώ η παλιά παραμένει ορατή. Μέσα σε πέντε λεπτά από τη δημιουργία ενός εγγράφου μπορείτε επίσης να το ανασύρετε.

Πού χάθηκε το προσχόριό μου;

Βρίσκεται στην συνομιλία ως πλακίδιο με την ένδειξη «Προσχόριο». Ένα πάτημα ανοίγει ξανά το έντυπο. Κάθε συνομιλία έχει ακριβώς ένα προσχόριο προσφοράς. Ένα προσχόριο χωρίς γραμμή χρέωσης απορρίπτεται κατά το κλείσιμο.

Πώς λαμβάνω τιμολόγιο σε μορφή PDF;

Επιλέξτε Δημιουργία PDF στο μενού τιμολογίου. Στην εφαρμογή web μπορείτε να κατεβάσετε το PDF ή να το αποθηκεύσετε στην κάρτα με Συνηψία σε έγγραφο. Στο τηλέφωνο το μοιράζεστε ή το εκτυπώνετε από την προεπισκόπηση.

Ποιος βλέπει τις ενέργειες εγγράφου;

Μόνο ο δημιουργός του εγγράφου και οι διαχειριστές της εταιρείας. Όλοι οι υπόλοιποι στη συζήτηση βλέπουν την κάρτα του εγγράφου, αλλά όχι ενέργειες όπως Μετατροπή, Δημιουργία τιμολογίου ή Σήμανση ως πληρωμένο.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ τιμολογίου και αιτήματος πληρωμής;

Το τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο με αριθμό, γραμμές χρέωσης και PDF. Το αίτημα πληρωμής είναι ένα μήνυμα με ποσό, σκοπό και τα τραπεζικά στοιχεία της εταιρείας, για παράδειγμα για προκαταβολή ή κόστος υλικών. Το δημιουργείτε στην εφαρμογή κινητού μέσω του πλακιδίου Πληρωμή.