Офірми, рахунки та документи

У Skava бізнес-документи створюються безпосередньо в чаті об'єкта. Список послуг перетворюється на офірму, офірма стає підтвердженням замовлення, а воно, в свою чергу, перетворюється на рахунок. Кожен документ є карткою в чаті, яку бачать усі зацікавлені, а також PDF-файлом, коли це потрібно.

Ланцюжок документів

Skava розрізняє три типи документів, які будуються один на одному. Наступний крок завжди знаходиться в меню попереднього документа:

1. Офірма: ціна, яку ви надаєте клієнту. Створюється зі списку послуг або безпосередньо в формі документа.
2. Підтвердження замовлення: прийнята робота. Створюється з оферти через Перетворити на підтвердження замовлення. Лише з цього моменту з'являється прогрес по кожній позиції, а також можливість призначати роботи своїй команді або партнерським компаніям.
3. Рахунок: створюється з підтвердження замовлення через Створити рахунок. Лише рахунок отримує номер документа з налаштувань рахунків компанії.

Відправлений документ ніколи не змінюється. Перетворення, нова версія або скасування завжди створюють нову картку; попередня залишається в історії. Так зберігається чітка картина того, що бачив клієнт і коли.

Створення оферти

У мобільному застосунку торкніться плюса у чаті, а потім виберіть плитку Оферта. У веб-застосунку відкрийте Налаштування чату через заголовок чату та перейдіть до Чернеток оферт, або оберіть Оферту в меню плюса поля введення. У будь-якому випадку відкриється форма документа.

Форма складається з позицій та заголовка:

• Додати позицію: назва, опис, кількість, одиниця виміру та ціна. Skava одразу розраховує суму за позицію.
• Додати заголовок: рядок без кількості та ціни, наприклад «Роботи зі знесення». За допомогою Відступу це перетворюється на структуру з нумерацією, наприклад 1, 1.1 та 1.2.
• Сортування: перетягуйте позиції за ручку. Заголовок переміщує разом із собою підпорядковані пункти. На телефоні свайп вліво видаляє рядок, а смуга «Скасувати» повертає його.
• Ставка податку: застосовується один раз до всього документа, наприклад 19 % або 7 %.
• Додати отримувача: компанія або ім'я, вулиця, поштовий індекс та місто. Отримувач з'являється в шапці листа та в PDF.

Введення кількості: У меню одиниць доступні м², години, штуки або фіксована сума. Кнопка поруч із полем кількості відкриває вимірювання: довжина, ширина та кількість у рядку, вирахування як від’ємна кількість, наприклад -1 для дверей. Використати як кількість вставляє суму в поле кількості. Пізніше вимірювання згортається під рядком у документі.

Типи рядків: Окрім стандартного рядка є Альтернатива (з посиланням на базовий варіант), Опціонально з підсумком або без нього, та Надбавки у відсотках або фіксованій сумі на базовий рядок. Під час перетворення на підтвердження замовлення ви обираєте один варіант у кожній групі; не обраний варіант видаляється.

Умови оплати та період виконання робіт є необов'язковими. Пропозиції, наприклад "14 днів без нарахувань", "знижка 2 %" або "негайно", економлять час на введенні даних; у веб-застосунку форма автоматично використовує стандартні умови оплати компанії проекту. Період виконання робіт відображається на документі як "З" та "До".

Чернетки

У кожному чаті є лише одна чернетка оферти. При виході з форми вона зберігається автоматично, незалежно від того, чи натиснуто кнопку, чи виконано жест назад, чи натиснуто Escape. Чернетка відображається у чаті як плитка з позначкою Чернетка; дотик відкриває форму знову. Лише Надіслати перетворює її на документ, після чого плитка чернетки зникає.

• Чернетку без позиції витрат викидається. Мобільний додаток спочатку запитує: «Ще нічого не збережено».
• Зміни у списку послуг заморожують попередній стан: він залишається сірим в історії, а поточний список показує нові ціни.
• Вікно дій для списку послуг пропонує Створити документ, Редагувати позиції та Переслати в інший чат.

Створити документ переносить позиції у форму документа. Сам список залишається в чаті й може бути змінений, наприклад, якщо обсяги робіт на об'єкті зростають.

У веб-додатку ви відмічаєте окремі позиції для кошторису в розділі «Чернетки кошторисів». При частковому виборі кнопка закриття має підпис «Скасувати зміни та закрити»; початкова чернетка залишається незмінною.

Від кошторису до підтвердження замовлення

Відкрийте меню оферти (на мобільному: довге натискання, у веб-додатку: правий клік на заголовку документа) та оберіть Перетворити на підтвердження замовлення. Форма відкриється з усіма позиціями та залишиться доступною для редагування: змініть кількості, додайте умови оплати, відформатуйте структуру. Якщо ви залишите форму, чернетка перетворення збережеться, доки ви не надішлете документ.

Підтвердження замовлення з'являється як окрема картка; оферта залишається над нею. Нове:

• Прогрес-бар для кожної позиції. Натискання на число перемикає відображення між відсотками та «виконано / загальна кількість» в одиницях вимірювання позиції.
• Призначення: призначайте позиції замовлення своїм бригадам, контактам або іншим компаніям. Опис того, як це працює, наведено в розділі Співпраця з іншими компаніями.
• Створіть рахунок як наступний крок у ланцюжку.

У мобільному застосунку ви можете безпосередньо в формі встановити тип документа як підтвердження замовлення, наприклад, якщо клієнт погодився усно і не потрібна була пропозиція.

Рахунок та оплата

У меню підтвердження замовлення оберіть Створити рахунок. Перед відкриттям форми Skava запитує отримувача; достатньо вказати компанію або ім'я. Далі ви можете вказати умови оплати та надіслати. Закритий чернетку рахунку можна пізніше знову відкрити з меню плюс, знову не запитуваючи отримувача.

• Номер рахунку: префікс та наступний номер беруться з налаштувань рахунків компанії.
• Позначити як сплачене додає маркер «Сплачено» до картки. Дія виконується один раз; після цього вона зникає з меню. Створити рахунок та Позначити як сплачене доступні лише адміністраторам компанії.
• Запитати оплату (мобільний застосунок, плитка Оплата у меню «+»): введіть суму та призначення, готово. На картці відображаються банківські реквізити компанії та, якщо збережено, кнопка Оплатити через PayPal. Якщо в даних компанії немає IBAN, Skava вказує на це. Запит на оплату є повідомленням, а не документом.

Робота з документом

Відкрийте меню документа довгим натисканням на телефоні або правим кліком по заголовку документа у веб-застосунку. Під меню ви бачите примітку «Ці дії видно лише вам та керівництву компанії»: дії з документом показуються лише тому, хто створив документ, або адміністратору компанії.

• Копіювати переносить текст документа в буфер обміну.
• Згенерувати PDF відкриває попередній перегляд. У веб-додатку ви додаєте PDF до картки за допомогою Прикріпити до документа або завантажуєте файл. На телефоні ви ділитесь файлом або друкуєте його з попереднього перегляду.
• Коментар розміщує попередній перегляд документа над полем введення. Ваш текст надсилається як звичайне повідомлення з посиланням «Re оферта, 6 105,18 EUR»; натискання на нього повертає до картки. На телефоні прокрутка вправо по заголовку документа виконує ту саму дію.
• Переслати створює копію оферти як окрему картку документа в іншому чаті тієї ж компанії, наприклад з ваших особистих нотаток у чат із клієнтом. Вихідний документ залишається незмінним.
• Нова версія оферти: надіслана оферта залишається на місці; ваші зміни надходять у той самий чат як нова оферта. Отримувач, умови оплати та строк виконання переноситься автоматично.
• Відкликати: протягом п’яти хвилин після створення, доки документ не оплачений і не перетворений. Картка залишається видимою зі статусом «Відкликано»; у меню лишається лише PDF.

Бланк, каталог та каталог документів

Адміністратор компанії редагує бланк з логотипом і адресою у веб-додатку, у документообігу компанії. Зміна діє для всієї компанії, а отже для всіх PDF. На телефоні ви підтримуєте ті самі дані в деталях компанії.

Каталог товарів (веб-додаток, адміністратори компанії) приймає файли CSV, ZIP та DATANORM. Товари можна шукати за назвою, артикулом або EAN та додавати зображення. Асистент використовує каталог під час створення кошторису з чату.

Усі документи компанії зібрані в одному місці: у розділі Огляд плитки «Оферти», «Підтвердження замовлень» та «Рахунки» відображають найновіші документи, а Показати всі відкриває каталог із фільтром за проєктом. На сторінці деталей компанії ті самі списки розташовані під заголовками «Мої оферти», «Мої підтвердження замовлень» та «Мої рахунки».

Веб-додаток і мобільний додаток

Webapp Mobile

Веб-додаток призначений для шапки документа, каталогу товарів та додавання PDF до документів. Позиції перетягуються мишею, а меню документа відкривається правим кліком.

Часті запитання