Samarbejde med andre virksomheder

Du udfører ikke selv alle poster. I Skava kan du tildele poster fra en ordrebekræftelse til dit eget hold, en kontakt eller en anden virksomhed. For eksterne virksomheder oprettes en fælles chat, der indeholder anmodningen, accepten, fremdriften og afslutningsrapporten.

Krav

• Projektet er knyttet til en virksomhed. Denne tilknytning er permanent.
• Der er en ordrebekræftelse i chatten. Tildeling fungerer kun fra her, ikke fra tilbuddet.
• Det partnerfirma eller den kontaktperson, du arbejder med, er på Skava. Du finder eksterne firmaer via søgningen, når du skal tildele opgaver. Dine egne medarbejdere vises der uden søgning.

Tildeling af poster

Åbn menuen på ordrebekræftelsen (mobil: langtryk, webapp: højreklik på dokumentets overskrift) og vælg Tildel. Tildelingsvisningen viser alle poster. For hver post er der to muligheder:

• Tildel overdrager hele posten til én modtager.
• Split overdrager kun en del: indtast antal og timer, marker en person, Tildel del. Arket forbliver åbent og tæller det resterende antal ned, indtil linjeelementet er fuldt tildelt. Alle dele beholder deres link til det oprindelige linjeelement.

Modtagerlisten er én samlet søgning over personer og virksomheder, markeret som Ansæt, Kontakt eller Virksomhed. Afhængigt af modtageren beder Skava om forskellige oplysninger: timer for dine egne ansatte, en pris for kontakter og virksomheder.

Internt i dit eget team

Hvis du tilknytter dine egne medarbejdere, oprettes en arbejdsseddel. Den vises ikke i chatten med kunden, men i en separat chat for holdet, der er opkaldt efter dets medlemmer. Kunden ser intet af det.

Arbejdssedlen viser de tilknyttede poster med antal og timer. Med Tilbagekald trækker du den tilbage, og med Kommentar tilføjer du noter. Hvis du foretrækker planlægning uge for uge, bruger du arbejdsplanen.

Anmodning til et andet firma

Hvis du vælger et firma eller en ekstern kontakt som modtager, bliver tilknytningen til en anmodning. Du indtaster prisen, du er villig til at betale pr. post. Uden en pris kan anmodningen ikke sendes. Med Tilføj post tilføjer du yderligere ydelser, der ikke er på ordrebekræftelsen. Hvis enheden adskiller sig fra din post, sammenligner Skava den samlede værdi. Hvis resultatet er et tab i forhold til din ordre, advarer appen dig, før den sender.

Der sker tre ting, når du sender:

1. Der oprettes et spejlingsprojekt hos partnerfirmaet, der er opkaldt efter dit projekt med tilføjelsen "(fra Dit Firma)".
2. Under dette ligger en fælles chat, der er opkaldt efter begge firmaer, for eksempel "Sanitär Berger GmbH · Elektro Kaya GmbH". Begge parter ser den samme chat; på din side hænger den under dit projekt. Anmodningen ligger i chatten som et kort.
3. På din ordrebekræftelse viser linjeelementet Anmodet fra med linket Åbn chat. Kun du ser denne note, hverken kunden eller partnerfirmaet.

Forhandling af prisen: I anmodningsmenuen åbner Beregning et ark med din ordrepris, den nye anmodningspris og den resulterende margen. Send ny anmodning erstatter den tidligere anmodning; det gamle kort forbliver i chatten som "Erstattet af en ny anmodning".

Godkendelse af en ordre

Partnerfirmaet finder anmodningen på to steder: i mobilappen under fanen Oversigt i Indgående ordrer, og i webappen på firmaets side under Mine ordrer. Der finder de Godkend og Afvis. Alternativt åbner de den fælles chat og vælger Bekræft i menuen på anmodningskortet.

Ved godkendelse modtager partnerfirmaet sin egen ordrebekræftelse i sit firma, med priserne fra anmodningen. Hvis personen tilhører flere firmaer, spørger Skava, hvilket firma de godkender for. Valget dækker de firmaer, hvor de mindst er admin. På din side vises linjeelementet derefter som Tildelt til.

Personlig anmodning: Hvis du tildeler en kontakt i stedet for et firma, modtager personen anmodningen under Mine opgaver. Når de godkender, vælger de det firma, i hvis navn ordrebekræftelsen udstedes. Den fælles chat navngives derefter efter dit firma og personen.

Fremdrift og afslutningsrapport

Partnerfirmaet rapporterer sin status på sin egen ordrebekræftelse via fremdriftsslideren. Hver rapport vises i den fælles chat som en fremdriftsrapport. Din ordre ændres endnu ikke: du kontrollerer rapporten, trykker på Bekræft og derefter Videresend fremdrift. Først da vises værdien i din ordrebekræftelse ("Overført til hovedordren").

Ved 100 % bliver rapporten til en afslutningsrapport. Partnerfirmaet uploader endelige fotos i chatten, du markerer dem, bekræfter, og linjeitem betragtes som Tjeneste godkendt. Fotosene forbliver i chatten som bevis på godkendelse.

Hvad den anden part ser

• Kun den fælles chat. Partnerfirmaet ser hverken dine projektchats eller din kundechat, kun chatten, der er opkaldt efter begge firmaer.
• Kun dets linjeitem. Forespørgslen indeholder de tildelte linjer med det pris, du tilbyder. Dine salgspris til kunden og noterne "Anmodet fra" og "Tildelt til" forbliver hos dig.
• Eget dokument. Partnerfirmaets ordrebekræftelse er et separat dokument i deres firma, ikke et vindue ind i dit.
• Kunden ser intet af det. Hverken arbejdsordrer eller anmodninger vises i chatten med kunden.

At inddrage folk i teamet

For at nogen skal kunne deltage, skal de være i firmaet eller i chatten:

• Medarbejdere tilføjes på firmaets side under Medlemmer. I chats kan kolleger fra samme firma derefter bruges uden e-mail-søgning.
• Invitationslinks findes til tre formål: til firmaet, til en chat og som projektadministrator. Den, der åbner linket, ser "Du er blevet inviteret" og deltager med én knap. På telefonen åbner et trykt link invitationen direkte i appen.
• Onboarding af medarbejdere: Nye brugere spørges, om de driver et firma eller slutter sig til en trup. Medarbejdere slipper derfor for at oprette firma og projekt og lander direkte i deres arbejdsdag.

Webapp og mobilapp

Webapp Mobile

I webappen tildeler du med afkrydsningsfelter og et overlay. Indgående ordrer ligger på firmaets side under Mine ordrer, og personlige anmodninger under Ydelser.

Ofte stillede spørgsmål