Skava Skava / Wiki

Egna element: Dokument

Med dokumentmallar bygger du egna återanvändbara dokument för ditt företag: från färdiga byggblock som rubriker, textfält, tabeller och bilder. Ditt team fyller sedan i dem.

i

Du hanterar Custom Elements i Webappen under Custom Elements för ditt företag. Skapande och redigering är begränsat till företagsadministratörer; publicerade mallar kan sedan användas av alla medlemmar i företaget. Använd växeln högst upp för att byta mellan Dokument och API-gränssnitt.

Att bygga en dokumentmall

  1. I Dokument-läge, tryck på Plus-knappen till vänster för att skapa en mall.
  2. Lägg till element från byggklossspaletten och ordna dem med dra och släpp.
  3. Namnge fält, ange platshållare och markera dem som obligatoriska där det behövs.
  4. Publicera med hjälp av Publicera.
Skava-webbappen: redigerare för ett dokumentmall. Till vänster byggklossspaletten, i mitten blocken Brevhuvud, Rubrik, två kolumner med mottagare och leveranssedelnr, tabellen Artiklar och Signatur, till höger den levande A4-förhandsvisningen.
Mallredigeraren i webbappen: samla byggklossar i mitten, A4-förhandsvisningen till höger. Statusen Publicerad · oföränderlig högst upp visar att mallen är publicerad och därför oföränderlig.

Utkast och publicering

Varje mall startar som ett utkast och kan redigeras fritt: ändringar sparas automatiskt. När allt är klart publicerar du den med Publicera.

!

Publicerade mallar är oföränderliga så att redan skapade dokument förblir reproducerbara. Vill du göra ändringar, skapa en ny version.

Starta från en färdig mall

Du behöver inte börja med ett tomt ark. När du skapar en mall erbjuder Skava elva utgångspunkter som du sedan bygger om fritt: leveranssedel, offert, faktura, dagrapport, tidsrapport, att-göra-lista, mätprotokoll, mottagningsprotokoll, bristprotokoll, byggbok och underhållsprotokoll. Varje mall innehåller de vanliga fälten, från mottagarsblock till radposttabell.

Fyll i och skicka i chatten

Publicerade mallar är tillgängliga för alla medarbetare i företaget i chatten, med namn och företagslogga i plusmenyn. Det finns inget mellandialogfönster: du trycker på mallen och börjar fylla i den.

  1. I chatten, tryck på Plus längst ner och tryck på mallen.
  2. Fyll i fälten. Filnamnet är förifyllt med mallnamnet och dagens datum; du kan ändra det.
  3. Innan du skickar, titta på PDF-förhandsvisningen. Den kommer från samma renderare som skapar det slutliga dokumentet, så det finns inga överraskningar.
  4. Skicka. Den färdiga PDF:en ligger i chatten som en vanlig bilaga, så den kan vidarebefordras, arkiveras i molnet och hittas igen senare.
i

Skava kör inte det genererade dokumentet genom den AI-analys som annars bearbetar uppladdade filer. Det handlar inte om att spara arbete, utan om noggrannhet: innehållet är känt, eftersom det kommer från din inmatning. Det sparas i bilagan tillsammans med mallen och dess version, istället för att gissas fram ur PDF:en efteråt.

Relaterat

Vill du skicka ifyllda värden till ditt eget system istället? Se Custom Elements: API-gränssnitt.

Webbapp och mobilapp

Mallar skapas, redigeras och publiceras i webbappen: redigeraren med byggblockspaletten är designad för större skärmar.

Vanliga frågor

Vad är en dokumentmall i Skava?

En återanvändbar mall för ditt företag som du sätter ihop ur byggblock (rubriker, textfält, tabeller, bilder). Ditt team fyller sedan i dem för att skapa specifika dokument.

Vem får skapa dokumentmallar?

Skapande och redigering är begränsat till företagsadministratörer. Publicerade mallar kan sedan användas av alla medlemmar i företaget.

Varför kan jag inte redigera en publicerad mall längre?

Publicerade mallar är oföränderliga så att redan skapade dokument förblir reproducerbara: varje genererad PDF innehåller mallens id, dess version och de inmatade värdena. För att göra ändringar, skapa en ny version.

Hur fyller jag i en mall i chatten?

I chatten trycker du på Plus och sedan på mallen själv, den ligger där med sitt namn och företagets logotyp. Fyll i fälten, justera det förifyllda filnamnet, titta på PDF-förhandsvisningen och skicka. Den färdiga PDF:en ligger sedan i chatten som en vanlig bilaga.

Måste jag bygga varje mall från grunden?

Nej. När du skapar en får du elva utgångspunkter, bland annat leveranssedel, dagrapport, tidsregistrering, mätprotokoll, mottagningsprotokoll, bristprotokoll och byggbok. Du tar den närmaste och bygger om den.

Hur skickar jag värden till mitt eget system istället?

För det finns API-gränssnitt : ett formulär vars värden skickas som JSON till din backend.