Skava Skava / Wiki

Mukautetut elementit: Dokumentit

Dokumenttipohjilla luot yrityksellesi omat, uudelleenkäytettävät dokumentit valmiista rakennuspalikoista, kuten otsikoista, tekstikentistä, taulukoista ja kuvista. Tiimisi täyttää ne sitten.

i

Hallitset mukautettuja elementtejä Webapp-sovelluksessa kohdassa Mukautetut elementit. Luominen ja muokkaus on rajattu yrityksen ylläpitäjille. Julkaistuja pohjia voivat käyttää kaikki yrityksen jäsenet. Käytä yläreunan kytkintä vaihtamaan Dokumenttien ja API-liittymien välillä.

Dokumenttipohjan luominen

  1. Dokumentit-tilassa napauta Plus-painiketta vasemmalla luodaksesi pohjan.
  2. Lisää elementtejä palvelupaketista ja järjestä ne raahamalla ja pudottamalla.
  3. Nimeä kentät, aseta sijoitusohjeet ja merkitse ne vaadituiksi tarvittaessa.
  4. Julkaise painikkeella Julkaise.
Skavan web-sovellus: asiakirjapohjan muokkain. Vasemmalla palvelupaketti, keskellä palikat Yritystunniste, Otsikko, kaksi saraketta vastaanottajalle ja toimitusmerkinnälle, taulukko Erät ja Allekirjoitus, oikealla A4-esikatselu.
Pohjamuokkain web-sovelluksessa: kokoaa palikoita keskellä, A4-esikatselu oikealla. Tila Julkaisettu · muuttumaton ylhäällä kertoo, että pohja on julkaistu ja siten muuttumaton.

Luonnos ja julkaisu

Jokainen malline alkaa luonnoksena ja sitä voi muokata vapaasti: muutokset tallennetaan automaattisesti. Kun kaikki on valmista, julkaiset sen painikkeella Julkaise.

!

Julkaistut mallineet ovat muuttumattomia, jotta jo luodut asiakirjat pysyvät toistettavina. Jos haluat tehdä muutoksia, luo uusi versio.

Aloita valmista mallinetta käyttäen

Et tarvitse tyhjää sivua alkuun. Kun luot mallinetta, Skava tarjoaa yksitoista lähtökohtaa, joita voit muokata vapaasti: toimituskuitti, tarjous, lasku, päiväraportti, aikataulukirjaus, tehtävälista, mittauspöytäkirja, hyväksymispöytäkirja, vikailmoitus, työmaapäiväkirja ja kunnossapitopöytäkirja. Jokainen sisältää tavalliset kentät, vastaanottajasta riviartikkeliin.

Täyttäminen ja lähettäminen chatissa

Julkaistut mallit ovat kaikkien yrityksen jäsenten käytettävissä chatissa. Ne näkyvät nimineen ja yrityksen logolla plus-valikossa. Välivaiheita ei ole: napautat mallin ja aloitat sen täyttämisen.

  1. Chatissa napautat Plus-painiketta alareunassa ja valitset mallin.
  2. Täytä kentät. Tiedostonimi on esitäytetty mallin nimellä ja päivämäärällä, mutta voit muuttaa sitä.
  3. Tarkista PDF-esikatselu ennen lähettämistä. Se generoidaan samalla moottorilla kuin lopullinen asiakirja, joten yllätyksiä ei tule.
  4. Lähetä. Valmis PDF löytyy keskustelusta tavallisena liitteenä, joten sen voi lähettää eteenpäin, arkistoida pilvipalveluun ja löytää myöhemmin.
i

Skava ei käsittele luotua asiakirjaa tekoälyanalyysillä, jota muuten käytetään ladattujen tiedostojen käsittelyyn. Kyse ei ole vaivan säästämisestä, vaan tarkkuudesta: sisältö on tunnettua, koska se perustuu syötteeseesi. Se tallennetaan liitteen yhteyteen mallineen ja sen version kanssa, sen sijaan että se yritettäisiin päätellä PDF:stä jälkikäteen.

Liittyvät artikkelit

Haluatko lähettää täytetyt arvot omaan järjestelmääsi? Katso Custom Elements: API-liittymät.

Verkkosovellus ja mobiilisovellus

Mallit luodaan, muokataan ja julkistetaan web-sovelluksessa: rakennuspalikkapaletilla varustettu muokkaja on suunniteltu suuremmille näytöille.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on asiakirjamalli Skavassa?

Yhtiöllesi tarkoitettu uudelleenkäytettävä malli, jonka rakennat rakennuspalikoista (otsikot, tekstikentät, taulukot, kuvat). Tiimisi täyttää ne myöhemmin luodakseen tiettyjä asiakirjoja.

Kuka voi luoda asiakirjapohjia?

Luo- ja muokkausoikeudet ovat rajattu yhtiön ylläpitäjille. Julkaistuja pohjia voivat käyttää kaikki yhtiön jäsenet.

Miksi en voi enää muokata julkaistua pohjaa?

Julkaistut pohjat ovat muuttumattomia, jotta jo luodut asiakirjat pysyvät toistettavina: jokainen generoitu PDF sisältää pohjan tunnisteen, sen version ja syötetyt arvot. Tee muutokset luomalla uusi versio.

Miten täytän pohjan chatissa?

Chatissa napauta Plus ja valitse sitten itse malline. Se näkyy siellä nimensä ja yrityksen logon kera. Täytä kentät, muuta esitäytettyä tiedostonimeä, tarkista PDF-esikatselu ja lähetä. Valmis PDF löytyy chatista tavallisena liitteenä.

Onko jokainen malline rakennettava alusta asti?

Ei. Luonnin yhteydessä saat yhdeksän lähtökohtaa, joihin kuuluvat muun muassa toimituskuitti, päiväraappaus, työaikakortti, mittauspöytäkirja, vastaanotto- ja vikapöytäkirja sekä työmaapäiväkirja. Valitse lähin ja muokkaa sitä.

Miten lähetän arvot omaan järjestelmääni?

Tähän on olemassa API-liittymät: lomake, jonka arvot lähetetään JSON-muodossa taustajärjestelmääsi.