Skava Skava / Wiki

Brugerdefinerede elementer: Dokumenter

Med dokumentmaller bygger du dine egne genanvendelige dokumenter til dit firma: ud fra færdige byggesten som overskrifter, tekstfelter, tabeller og billeder. Dit team udfylder dem derefter.

i

Du administrerer Custom Elements i Webappen under Custom Elements for dit firma. Oprettelse og redigering er begrænset til firmas administratører; publicerede mall kan derefter bruges af alle medlemmer af firmaet. Brug skiftetøjet øverst til at skifte mellem Dokumenter og API-grænseflader.

Bygning af en dokumentmal

  1. I Dokumenter-tilstand, tryk på Plus-knappen til venstre for at oprette en mal.
  2. Tilføj elementer fra byggeklods-paletten og arranger dem ved hjælp af drag and drop.
  3. Navngiv felter, sæt pladsholdere og marker dem som påkrævet, hvor det er nødvendigt.
  4. Udgiv ved hjælp af Udgiv.
Skava-webapp: editor til dokumentmall. Til venstre byggeklods-paletten, i midten blokkene Brevhoved, Overskrift, to kolonner med modtager og leverancenotenummer, tabel Poster og Signatur, til højre den live A4-forhåndsvisning.
Malleditor i webappen: samler byggeklodser i midten, A4-forhåndsvisning til højre. Status Udgivet · uændret øverst viser, at denne mall er udgivet og derfor uændret.

Udkast og publicering

Hver skabelon starter som et udkast og kan redigeres frit: ændringer gemmes automatisk. Når alt er klar, publicerer du den med Publicer.

!

Publicerede skabeloner er uændringsdygtige, så dokumenter, der allerede er oprettet, forbliver gengivelige. Hvis du vil foretage ændringer, opretter du en ny version.

Start fra en færdig skabelon

Du behøver ikke at starte med et tomt ark. Når du opretter en skabelon, tilbyder Skava elleve udgangspunkter, som du derefter kan ombygge frit: leverancenot, tilbud, faktura, dagsrapport, tidsregistrering, todo-liste, måleprotokol, godkendelsesprotokol, fejlprotokol, byggepladsdagbog og vedligeholdelsesprotokol. Hver skabelon leveres med de sædvanlige felter, fra modtagerblok til linjeitemtabel.

Udfyld og send i chatten

Udgivte skabeloner er tilgængelige for alle medlemmer af virksomheden i chatten, med deres navn og virksomhedens logo i plus-menuen. Der er ingen mellemværende: du trykker på skabelonen og begynder at udfylde den.

  1. I chatten trykker du på Plus nederst og vælger skabelonen.
  2. Udfyld felterne. Filnavnet er forudfyldt med skabelonens navn og dagens dato, men du kan ændre det.
  3. Før du sender, kigger du på PDF-forhåndsvisningen. Den kommer fra den samme renderer, der producerer det endelige dokument, så der er ingen overraskelser.
  4. Send. Den færdige PDF ligger i chatten som et almindeligt vedhæft, så den kan videresendes, fileres i drevet og findes igen senere.
i

Skava kører ikke det genererede dokument gennem den AI-analyse, der ellers behandler uploadede filer. Det handler ikke om at spare på indsatsen, men om nøjagtighed: indholdet er kendt, fordi det kommer fra dine input. Det gemmes på vedhæftet sammen med skabelonen og dens version, i stedet for at blive gættet tilbage ud af PDF'en bagefter.

Relateret

Vil du i stedet sende udfyldte værdier til dit eget system? Se Custom Elements: API-grænseflader.

Webapp og mobilapp

Skabeloner oprettes, redigeres og publiceres i webappen: Editoren med paletten af byggesten er designet til større skærme.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en dokument-skabelon i Skava?

En genbrugelig skabelon til dit firma, som du samler ud fra byggesten (overskrifter, tekstfelter, tabeller, billeder). Dit team udfylder derefter dem for at oprette specifikke dokumenter.

Hvem må oprette dokumentmaller?

Oprettelse og redigering er begrænset til firmaets administratører. Udgivne maller kan derefter bruges af alle medlemmer af firmaet.

Hvorfor kan jeg ikke redigere en udgivet mall længere?

Udgivne maller er uændrelige, så dokumenter, der allerede er oprettet, forbliver gengivelige: hver genereret PDF indeholder mallens id, dens version og de indtastede værdier. For at foretage ændringer, opret en ny version.

Hvordan udfylder jeg en mall i chatten?

I chatten trykker du på Plus og derefter på selve skabelonen, som ligger der med sit navn og firmaets logo. Udfyld felterne, justér det forudfyldte filnavn, kig på PDF-forhåndsvisningen og send. Den færdige PDF ligger derefter i chatten som et almindeligt vedhæft.

Må jeg bygge hver skabelon fra bunden?

Nej. Når du opretter en, får du elleve udgangspunkter, blandt andet leverancenotat, dagsrapport, tidsregistrering, måleprotokol, modtagelses- og mangelliste samt byggedagbog. Du tager den tætteste og ombygger den.

Hvordan sender jeg værdier til mit eget system i stedet?

Til det findes der API-grænseflader : et formular, hvis værdier sendes som JSON til din backend.