Was ist eine Dokument-Vorlage in Skava?

Eine wiederverwendbare Vorlage deiner Firma, die du aus Bausteinen (Überschriften, Textfelder, Tabellen, Bilder) zusammenstellst. Das Team füllt sie anschließend zu konkreten Dokumenten aus.

Wer darf Dokument-Vorlagen anlegen?

Das Anlegen und Bearbeiten ist Firmen-Admins vorbehalten. Freigegebene Vorlagen können anschließend alle Mitglieder der Firma nutzen.

Warum kann ich eine freigegebene Vorlage nicht mehr ändern?

Freigegebene Vorlagen sind unveränderlich, damit bereits erzeugte Dokumente reproduzierbar bleiben: an jedem erzeugten PDF hängen die Kennung der Vorlage, ihre Version und die eingetragenen Werte. Für Änderungen legst du eine neue Version an.

Wie fülle ich eine Vorlage im Chat aus?

Im Chat auf das Plus tippen und die Vorlage direkt antippen, sie steht dort mit Namen und Firmenlogo. Felder ausfüllen, den vorbelegten Dateinamen anpassen, die PDF-Vorschau ansehen und senden. Das fertige PDF hängt danach als normaler Anhang im Chat.

Muss ich jede Vorlage von Grund auf bauen?

Nein. Beim Anlegen gibt es elf Startpunkte, unter anderem Lieferschein, Rapportzettel, Stundenzettel, Aufmaßblatt, Abnahme- und Mängelprotokoll sowie Bautagebuch. Du nimmst den passenden und baust ihn um.

Wie sende ich stattdessen Werte an ein eigenes System?

Dafür gibt es API-Schnittstellen — ein Formular, dessen Werte als JSON an dein Backend gesendet werden.

Vlastní prvky: Dokumenty

Pomocí šablon dokumentů si vytvoříte vlastní opakovaně použitelné dokumenty pro svou firmu: z hotových stavebních prvků, jako jsou nadpisy, textová pole, tabulky a obrázky. Váš tým je poté vyplní.

Vlastní prvky spravujete v Webaplikaci v sekci Vlastní prvky vaší firmy. Vytváření a úpravy jsou omezeny na administrátory firmy; zveřejněné šablony pak mohou používat všichni členové firmy. Přepínačem nahoře přepínáte mezi Dokumenty a API rozhraním.

Vytvoření šablony dokumentu

V režimu Dokumenty klepněte na tlačítko Plus vlevo pro vytvoření šablony.
Přidejte prvky z palety stavebních prvků a uspořádejte je pomocí tažení a propnutí.
Pojmenujte pole, nastavte zástupné texty a označte je jako povinná, kde je to potřeba.
Zveřejněte pomocí Zveřejnit.

Skava webová aplikace: editor šablony dokumentu. Vlevo paleta stavebních prvků, uprostřed bloky Hlavička, Nadpis, dva sloupce s příjemcem a číslem dodacího listu, tabulka Položky a Podpis, vpravo živé náhledy formátu A4. — Editor šablon ve webové aplikaci: sestavujte stavební prvky uprostřed, náhled formátu A4 vpravo. Stav **Zveřejněno · neměnné** nahoře ukazuje, že tato šablona je zveřejněna a je tedy neměnná.

Koncept a publikace

Každá šablona začíná jako koncept a lze ji volně upravovat: změny se ukládají automaticky. Jakmile je vše hotové, zveřejníte ji tlačítkem Zveřejnit.

Zveřejněné šablony jsou nezměnitelné, aby již vytvořené dokumenty zůstaly reprodukovatelné. Pokud chcete provést změny, vytvořte novou verzi.

Výchozí bod z hotové šablony

Nemusíte začínat na prázdném listu. Při vytváření šablony vám Skava nabízí jedenáct výchozích bodů, které pak volně přestavíte: dodací list, nabídka, faktura, dení hlášení, docházkový list, úkolový seznam, měřicí protokol, přijímací protokol, reklamace, deník stavby a údržbový protokol. Každá obsahuje běžná pole, od bloku příjemce po tabulku položek.

Vyplnění a odeslání v chatu

Zveřejněné šablony jsou v chatu k dispozici všem členům firmy, s názvem a logem firmy v plusovém menu. Neexistuje žádný mezipokoj: klepnutím na šablonu začnete vyplňovat.

V chatu klepněte na Plus dole a poté na šablonu.
Vyplňte pole. Název souboru je předvyplněn názvem šablony a dnešním datem; můžete jej změnit.
Před odesláním si prohlédněte náhled PDF. Vzniká ze stejného renderera, který vytváří finální dokument, takže žádné překvapení.
Odeslat. Hotový PDF se v chatu zobrazí jako běžná příloha, takže ho lze přeposlat, uložit do úložiště a kdykoli znovu najít.

Skava neprovádí u vygenerovaného dokumentu AI analýzu, která jinak zpracovává nahrané soubory. Nejde o úsporu práce, ale o přesnost: obsah je známý, protože pochází z vašeho zadání. Ukládá se na přílohu spolu s šablonou a její verzí, místo aby se později odhadoval zpět z PDF.

Související

Chcete odesílat vyplněné hodnoty do vlastního systému? Podívejte se na Custom Elements: Rozhraní API.

Webová aplikace a mobilní aplikace

Šablony se vytvářejí, upravují a publikují ve webovém rozhraní: editor s paletou stavebních prvků je navržen pro větší obrazovky.

Časté dotazy

Co je šablona dokumentu v Skava?

Opět použitelná šablona pro vaši firmu, kterou sestavíte ze stavebních prvků (nadpisy, textová pole, tabulky, obrázky). Váš tým je pak vyplní a vytvoří tak konkrétní dokumenty.

Kdo může vytvářet šablony dokumentů?

Vytváření a úpravy jsou omezeny na administrátory firmy. Zveřejněné šablony pak mohou používat všichni členové firmy.

Proč už nemohu upravovat zveřejněnou šablonu?

Zveřejněné šablony jsou neměnné, aby zůstaly reprodukovatelné dokumenty, které již byly vytvořeny: každý vygenerovaný PDF obsahuje identifikátor šablony, její verzi a zadané hodnoty. Chcete-li provést změny, vytvořte novou verzi.

Jak vyplním šablonu v chatu?

V chatu klepněte na Plus a poté na samotnou šablonu. Ta tam je s názvem a logem firmy. Vyplňte pole, upravte předvyplněný název souboru, zkontrolujte náhled PDF a odešlete. Hotové PDF se pak v chatu zobrazí jako běžné přiložený soubor.

Musím každou šablonu stavět od nuly?

Ne. Při vytváření máte k dispozici jedenáct výchozích bodů, mezi nimi dodací list, denní hlášení, časový výkaz, měřicí protokol, protokol o převzetí a vadách a deník stavby. Vezměte si tu nejbližší a přestavte ji.

Jak místo toho odesílám hodnoty do vlastního systému?

K tomu slouží Rozhraní API : formulář, jehož hodnoty se odešlou jako JSON do vašeho backendu.